REGULAMIN UDOSTĘPNIENIA WYSTAWY
Instytutu De Republica jest autorem wielu wystaw o charakterze edukacyjnym, przybliżających sylwetki ważnych postaci polskiej historii oraz doniosłe wydarzenia, których byli uczestnikami. Zgodnie ze statutem, w celu popularyzacji tej wiedzy, publikuje się niniejszy Regulamin, mający na celu ustalenie sposobu współpracy pomiędzy Instytutem De Republica a zainteresowanymi podmiotami w zakresie ekspozycji i korzystania z tych materiałów.
§1. Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa zasady udostępnienia Wystawy przez Instytut De Republica, zwanym dalej „IDR”.
2. O udostępnienie Wystawy może ubiegać się zainteresowany, zwany dalej „Korzystającym”, będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną niebędącą osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, który poprzez ekspozycję Wystawy realizować będzie swoje cele lub zadania statutowe.
3. Korzystający ubiegający się o udostępnienie Wystawy zobowiązany jest złożyć w IDR wypełniony i podpisany Formularz. Obowiązujący wzór Formularza dostępny jest pod adresem iderepublica.pl/udostepnianie-wystaw/formularz-udostepnienia-wystawy/. IDR zastrzega sobie prawo zmiany wzoru formularza w każdym czasie.
4. Lista wystaw i informacja o możliwości ich udostępnienia znajduje się na stronie internetowej IDR w zakładce Wystawy iderepublica.pl/udostepnianie-wystaw/
5. Formularz można złożyć w formie papierowej przesyłając na adres siedziby IDR lub w formie elektronicznej opatrzonej podpisem elektronicznym lub podpisem kwalifikowanym przesyłając na adres: wystawy@iderepublica.pl
6. Na podstawie jednego Formularza można się ubiegać o udostępnienie wyłącznie jednej wystawy.
7. Podpisanie i złożenie Formularza w IDR przez Korzystającego jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu oraz wszystkich jego postanowień bez zastrzeżeń.
8. Regulamin obowiązuje od dnia 25 lipca 2023 do odwołania.
§2. Warunki i sposób udostępnienia Wystawy
1. Udostępnienie Wystawy opisanej w Formularzu („Wystawa”) następuje poprzez przesłanie Korzystającemu plików wystawy do druku.
2. Pliki wystawy do druku udostępniane są nieodpłatnie, na zasadach określonych Regulaminem.
3. Ekspozycja wystawy nie może mieć celu komercyjnego.
4. Wraz z przekazaniem plików wystawy do druku IDR wyraża zgodę na ich jednorazowy wydruk przez Korzystającego oraz publiczną ekspozycję Wystawy w miejscu i przez okres wskazany w Formularzu.
5. IDR udostępniając pliki wystawy do druku, z zastrzeżeniem ust. 4, nie przenosi na Korzystającego żadnych innych praw oraz nie udziela żadnych dalszych licencji.
6. Korzystający uprawniony jest wyłącznie do ekspozycji Wystawy w całości.
7. Korzystający nie ma prawa sublicencji, przeniesienia praw wynikających z Regulaminu na podmioty trzecie oraz ingerencji w integralność Wystawy zarówno jako całości, jak i jej poszczególnych elementów (np. poszczególnych plansz). Poprzez ingerencję w integralność Wystawy rozumie się w szczególności jej podział (np. ekspozycja wyłącznie wybranych plansz), dokonanie zmian w treści (np. dodanie, usunięcie, modyfikacja treści), zainstalowanie w sposób przeinaczający oryginalną treść i wydźwięk Wystawy lub połączenie z innymi utworami.
8. Korzystający zobowiązany jest do wydruku Wystawy bez zmiany formatu, w kolorze oraz z zachowaniem wszelkich innych parametrów zgodnie z plikami wyjściowymi. Korzystający nie jest uprawniony do jakiejkolwiek ingerencji w pliki źródłowe oraz dokonywania jakichkolwiek modyfikacji, w tym modyfikacji technicznych.
9. Wszelkie koszty związane z ekspozycją i zainstalowaniem Wystawy, w tym w szczególności koszty druku, zabezpieczenia miejsca czy promocji obciążają Korzystającego.
10. Korzystający przyjmuje do wiadomości, że Wystawa stanowi utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, którego twórcą jest IDR i do którego IDR przysługują wszelkie prawa, w tym prawa własności intelektualnej, jak również, że poszczególne elementy wystawy, w szczególności fotografie wykorzystane w Wystawie, stanowią lub mogą stanowić odrębne utwory w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, do których prawa, w tym prawa własności intelektualnej, posiadają lub mogą posiadać osoby trzecie.
11. Korzystający jest odpowiedzialny za zapewnienie przestrzegania Regulaminu od chwili udostępnienia mu plików wystawy do druku, do czasu zaprzestania korzystania z wystawy.
12. Korzystający ponosi odpowiedzialność za ewentualne szkody wobec IDR oraz osób trzecich w związku z ekspozycją Wystawy, w tym odpowiedzialność za naruszenie praw autorskich.
13. Korzystający przyjmuje do wiadomości, że udostępnienie Wystawy nie może być interpretowane jako udzielenie zgody na wykorzystanie wizerunku w imieniu osób, których wizerunek utrwalono na fotografiach będących elementami Wystawy.
14. Korzystający w celu promocji Wystawy może umieścić planszę tytułową w informacji prasowej, na stronie internetowej lub w materiałach promocyjnych. Zabrania się wykorzystywania jakichkolwiek innych plansz, z wyjątkiem planszy tytułowej, do promocji Wystawy.
15. Wszelkie informacje prasowe i materiały promocyjne o Wystawie muszą zawierać wskazanie autorstwa poprzez zamieszczenie w ich treści informacji „Autorem wystawy [tytuł wystawy] jest Instytut De Republica”.
§3. Miejsce i sposób ekspozycji Wystawy
1. Miejsce ekspozycji Wystawy określone w Formularzu zapewnia Korzystający.
2. Miejsce ekspozycji musi odpowiadać charakterowi prezentowanego materiału.
3. Dopuszcza się możliwość ekspozycji wystawy zarówno na zewnątrz, na otwartej przestrzeni, jak i w pomieszczeniach.
4. Rozwiązania techniczne dotyczące sposobu zainstalowania Wystawy powinny odpowiadać standardom przyjętym dla tego typu ekspozycji oraz zabezpieczać Wystawę przed jej kradzieżą lub zniszczeniem.
5. Korzystający zobowiązany jest do dbałości o Wystawę i jej odpowiednie zabezpieczenie.
§4. Zaprzestanie korzystania z wystawy
1. Z upływem okresu ekspozycji Wystawy wskazanym w Formularzu Korzystający zobowiązany jest do jej zdemontowania oraz usunięcia plików wystawy do druku udostępnionych przez IDR. Ekspozycja wystawy po upływie okresu wskazanego w Formularzu lub posługiwanie się plikami wystawy do druku po tym okresie stanowi rażące naruszenie Regulaminu.
2. Przedłużenie okresu ekspozycji Wystawy wymaga złożenia ponownego Formularza oraz uzyskania zgody IDR.
3. Przyjmuje się, że z chwilą zdemontowania Korzystający zaprzestał korzystania z Wystawy.
4. Przekazanie zdemontowanej Wystawy podmiotom trzecim celem jej ponownej ekspozycji możliwe jest wyłącznie za uprzednią zgodą IDR.
§5. Inne obowiązki Korzystającego
1. Korzystający jest zobowiązany przekazać IDR dokumentację fotograficzną z uroczystego otwarcia Wystawy. Jeśli uroczyste otwarcie Wystawy nie jest planowane – dokumentację po jej zainstalowaniu.
2. Dokumentacja fotograficzna powinna składać się z co najmniej 10 zdjęć, przekazanych w rozdzielczości minimum 300 dpi, minimum 3000px po krótkim boku, format tiff lub jpg. Zdjęcia należy przesłać w terminie 5 dni roboczych od dnia zdarzenia, o którym mowa w ust. 1 na adres wystawy@iderepublica.pl .
3. Korzystający zobowiązany jest przekazać IDR również inne opracowane przez siebie materiały związane z Wystawą takie jak materiały video, plakaty, ulotki i informacje prasowe nie później niż do dnia zaprzestania korzystania z Wystawy.
4. Korzystający przesyłając materiały, o których mowa w ust. 1 i 3 udziela IDR nieodwołalnej zgody do utrwalania i zwielokrotniania tych materiałów dowolną techniką, w całości oraz części, publicznego wykonania lub powielania, wystawienia, wyświetlenia, odtwarzania oraz nadawania i emitowania za pomocą wizji lub fonii przewodowej, wykorzystania w innych utworach, w tym publikacji w związku z realizacją celów statutowych IDR, w szczególności do wykorzystywania materiałów lub ich egzemplarzy do celów promocyjnych, wystawiania lub prezentacji podczas konferencji, seminariów i zebrań, do oznaczania lub identyfikacji produktów i usług oraz innych przejawów działalności IDR a także wykorzystywania w materiałach wydawniczych oraz we wszelkiego rodzaju mediach audio-wizualnych i komputerowych, z zastrzeżeniem, że IDR zobowiązany jest do podania autorstwa tych materiałów.
§6. Odmowa udostępnienia Wystawy
1. IDR po zapoznaniu się z Formularzem zastrzega sobie prawo do odmowy udostępnienia wystawy bez konieczności motywowania swojej decyzji, w szczególności w przypadku stwierdzenia zagrożenia naruszenia Regulaminu.
2. W przypadku naruszenia Regulaminu przez Korzystającego IDR może zażądać zdemontowania Wystawy. W takim wypadku Korzystający zobowiązany jest zastosować się do żądania IDR w terminie dwóch dni roboczych od dnia wezwania. Postanowienia § 4 stosuje się odpowiednio.
§7. Postanowienia końcowe
1. IDR zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu w każdym czasie. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich opublikowania na stronie internetowej IDR.
2. IDR zastrzega sobie prawo do udostępnienia wystawy z odstępstwem od niektórych postanowień Regulaminu lub ich modyfikacją. W takim wypadku lista tych zmian dołączona zostanie do Formularza.
3. Wszelkie spory wynikłe na tle niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby IDR.
4. Dane osobowe podane na Formularzu oraz przez Korzystającego będą gromadzone i przetwarzane przez IDR zgodnie z zapisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z dnia 04.05.2016 r.; dalej; „RODO”) w zakresie niezbędnym do realizacji postanowień Regulaminu. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty współpracujące z IDR, którym przekazana została dokumentacja związana z wnioskiem o udostępnienie wystawy. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji praw IDR wynikających z Regulaminu, a po upływie tego okresu zostaną usunięte.
5. Podanie danych osobowych w Formularzu jest dobrowolne, jednak ich nie udostępnienie uniemożliwia rozpatrzenie zgłoszenia.
6. Przesłanie Formularza dokonane w trybie określonym w § 1 jest równoznaczne z wyrażeniem przez Korzystającego zgody na przetwarzanie podanych przez niego danych osobowych.
7. Administratorem danych osobowych jest Instytut De Republica z siedzibą w Warszawie (00-867) przy al. Jana Pawła II 29.