Rozstrzygnięte

Instytut De Republica zaprasza do złożenia oferty.

Przedmiot zamówienia:

USŁUGA WYNAJMU SALI (OBIEKTU) ORAZ USŁUGA CATERINGOWA NA ORGANIZACJĘ WYDARZENIA WRĘCZENIA NAGRÓD IDR W RAMACH DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA

Opis przedmiotu zamówienia:

Zamawiający wymaga, by usługi zostały zrealizowane profesjonalnie i na wysokim poziomie, a serwowane jedzenie było wykwintne, dostosowane do formuły wydarzenia i przygotowane z produktów wysokiej jakości.

Podczas przygotowywania i dostarczania posiłków winny być zachowane wymogi

sanitarno-epidemiologiczne zakresie personelu i warunków produkcji.

Wymagania dotyczące sali (obiektu) oraz cateringu:

Liczba uczestników : 250 osób

1.Sala

• zabytkowy charakter obiektu;
• sala główna, w której odbędzie się uroczystość wręczeniu nagród powinna mieć minimum 430 m2 powierzchni;
• pomieszczenie w najszerszym miejscu nie może mieć mniej niż 30 metrów długości;
• wysokość sali minimum 7 metrów w najniższym punkcie;
• do sali głównej powinny bezpośrednio przylegać minimum 4 pomieszczenia w typie VIP-room, każde o powierzchni nie mniejszej niż 30 m2;
• obiekt musi posiadać osobną szatnię bezpośrednio przy wejściu;
• parking dozorowany na minimum 100 samochodów osobowych;
• łatwy dojazd komunikacją miejską;

2.Catering

• pełne zaplecze kuchenne oraz sanitarne;
• catering przygotowywany na miejscu (menu w typie finger foods);
• napoje zimne (woda, minimum 3 rodzaje soków owocowych), kawa, herbata, dodatki
• napoje alkoholowe wino białe i czerwone, piwo;
• finger foods (przekąski słodkie i słone, przekąski zimne i ciepłe): minimum 15 sztuk/osoba;
• owoce;
• catering: obsługa kelnerska w ilości odpowiedniej do zapewnienia płynności obsługi gości i czystości przestrzeni obiektu;
• wynajem wyposażenia w postaci stolików koktajlowych oraz dekoracji sali w tym dekoracji kwiatowych;
• w ofercie prosimy o podanie warunków bezkosztowej modyfikacji liczby uczestników, finalnego potwierdzenia liczby gości;
• ostateczne menu zostanie ustalone z Zamawiającym w terminie do 5 dni roboczych od daty wydarzenia.

Dodatkowe wymagania:

• jako jednostka budżetowa Instytut De Republica nie realizuje zaliczek. Płatność zostanie zrealizowana po wykonanej usłudze w ciągu do 21 dni po przedłożeniu prawidłowo wystawionej faktury.
• Oferta powinna obejmować wykonanie całości przedmiotu zamówienia, określonego w niniejszym Zapytaniu.
• Zamówienie powinno być wykonane z uwzględnieniem wymagań w zakresie dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami oraz projektowania uniwersalnego, w szczególności z uwzględnieniem obowiązków wynikających z art. 6 Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 2240.)   

Miejsce wykonania zamówienia Warszawa (maximum 10 km od Dworca Centralnego)

Termin wykonania zamówienia lub czas trwania zamówienia:

  – data wydarzenia: 9 listopada 2023 r.

  – godziny najmu obiektu od 8.00 rano w dniu 9 listopada do godziny 8.00 w dniu 10 listopada 2023 r.

Wadium:

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Warunki udziału w zapytaniu:

1. Warunkiem udziału w zapytaniu jest dostępność usług i gotowość ich świadczenia na rzecz Instytutu De Republica zgodnie z punktem 2.2. niniejszego Zapytania ofertowego.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2) posiadania wiedzy i doświadczenia tj.

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że w ciągu ostatnich 24 miesięcy przed upływem terminu składania ofert wykonał minimum 3 udokumentowane wydarzenia z udziałem przedstawicieli rządu, organizowanych na potrzeby Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ministerstw lub innych instytucji publicznych wraz z dokumentami potwierdzającymi wykonanie usług.

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnym do wykonania zamówienia;

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawcy, w tym niezalegania z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy Wykonawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności  lub wstrzymania w całości wykonania decyzji właściwego organu;

5) wobec Wykonawcy nie została otwarta likwidacja lub ogłoszona upadłość, lub ogłoszono upadłość wraz z zawarciem układu zatwierdzonego prawomocnym postanowieniem sądu, który nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego.

6) nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r.                           o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (tj. Dz.U. 2023 poz.129 ze zm.).

6.3. Potwierdzeniem spełnienia warunków udziału w postępowaniu są oświadczenia w ramach Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

Ocena spełniania warunków udziału w zapytaniu zostanie dokonana zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”, na podstawie informacji zawartych w ofercie Wykonawcy.

Z treści załączonych dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnia ww. warunki na dzień złożenia oferty.

Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej :

Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów:

100% = 100 punktów

Cena – 70%

będzie liczone wg wzoru:

Liczba punktów w kryterium cena = (cena najniższa/cena oferowana) * 70

Wielkość sali – 20%

430 m2 – 10 pkt

powyżej 430 m2 – 20 pkt

Oferty z zaoferowaną salą poniżej 430 m2 zostaną odrzucone jako niespełniające warunków zamówienia.

Kryterium lokalizacji obiektu – 20% (odległość od Dworca Centralnego – mierzone na podstawie Google Maps (samochód), max 10 km)

6,1 km – 10 km – 10 pkt

6 km i poniżej 6 km – 20 pkt

Oferty z zaoferowanym obiektem w odległości powyżej 10  km od Dworca Centralnego zostaną odrzucone jako niespełniające warunków zamówienia.

Zamawiający dokona zsumowania punktów przyznanych za poszczególne kryteria wyboru.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów według zasady: 1 % wagi kryterium

WIĘCEJ INFORMACJI ORAZ WZORY DOKUMENTÓW W ZAŁĄCZONCYH PLIKACH (PONIŻEJ) 

= 1 pkt.

Składanie ofert:

warning Upłynął termin składnia ofert (24/05/2023 do godziny 10:00)

Oferty zawierające wszystkie wymagane załączniki należy złożyć do dnia 24/05/2023 do godziny 10:00:

• osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa) z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 17/2023 – USŁUGA WYNAJMU SALI (OBIEKTU) ORAZ USŁUGA CATERINGOWA NA ORGANIZACJĘ WYDARZENIA WRĘCZENIA NAGRÓD IDR W RAMACH DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA"
• poprzez przesyłkę pocztową lub kurierską na adres Instytut De Republica, Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 17/2023 – USŁUGA WYNAJMU SALI (OBIEKTU) ORAZ USŁUGA CATERINGOWA NA ORGANIZACJĘ WYDARZENIA WRĘCZENIA NAGRÓD IDR W RAMACH DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA"
• drogą elektroniczną na adres email , do wiadomości . W tytule prosimy o wpisanie "ZAPYTANIE OFERTOWE 17/2023 – USŁUGA WYNAJMU SALI (OBIEKTU) ORAZ USŁUGA CATERINGOWA NA ORGANIZACJĘ WYDARZENIA WRĘCZENIA NAGRÓD IDR W RAMACH DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA". Do wiadomości należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w zapytaniu.

Data publikacji: 16/05/2023, 18:21:45
Podmiot udostępniający: Instytut De Republica