Rozstrzygnięte

Instytut De Republica zaprasza do złożenia oferty.

Przedmiot zamówienia:

Usługa wykonania filmów (nagrań wideo) z organizowanych lub współorganizowanych przez Instytut De Republica (IDR) wydarzeń naukowych, popularno-naukowych oraz popularyzatorskich (m.in. wywiady, wykłady, wystąpienia, gale, innego rodzaju wydarzenia).

• Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia : 
  • Czas trwania pojedynczego wydarzenia: od 1 dnia zdjęciowego do maksymalnie 5 dni zdjęciowych. Jeden dzień zdjęciowy obejmuje przedział czasowy w godzinach pomiędzy 9:00 – 18:30 i odpowiada maksymalnie 8 godzinom „surowego” nagrania (uwzględniając przerwy, czynności techniczne, etc.).
  • Długość nagrania finalnego będzie uzależniona od długości zarejestrowanego wydarzenia.
  • Z uwagi na realizowanie zamówienia dotyczącego wydarzeń, które nastąpią w przyszłości dokładne miejsca i terminy wykonania zamówienia nie są znane.
  • Przewidywane lokalizacje i czas trwania wydarzeń: 
    • 1-dniowe – 24 dni zdjęciowych: Warszawa i okolice (x 19 dni), Toruń (3x), Kazimierz Dolny (2x) lub inne miasta na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej;
    • 2-dniowe – 2 wydarzenia – Lublin (2 dni) i Poznań (2 dni);
    • 5-dniowe – 1 x 5 dni.

        Szacowana ilość konferencji w trakcie trwania umowy – 33 dni zdjęciowe; 

        Szacowana maksymalna ilość minut gotowych nagrań 15 840 – (33 x 8 x 60min)

O dokładnym miejscu, terminie i długości (ilość dni) wydarzenia, Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej w terminie 14 dni przed datą wydarzenia.   

O wszelkich zmianach lub odwołaniu wydarzenia Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej w terminie 7 dni przed datą wydarzenia. Z tego tytułu Wykonawcy nie będzie przysługiwało odszkodowanie.

• Warunki techniczne nagrania:
  • Rejestracja materiału musi odbywać się: co najmniej 2 kamerami pracującymi w standardzie minimum 4K (UHD 3840 x 2160px);
  • z użyciem niezbędnych narzędzi do rejestracji wypowiedzi (przykładowo mikrofony na tyczce lub mikroporty),
  • z użyciem urządzeń do stabilizacji obrazu,
  • z użyciem niezbędnych narzędzi do zapewnienia odpowiedniego oświetlenia planu zdjęciowego,
  • z użyciem krótkiej jazdy kamerowej,
  • z użyciem urządzeń pozwalających na rejestrację obrazu z innych urządzeń, jeżeli charakter wydarzenia będzie wymagał rejestracji przebiegu wydarzenia przy ich użyciu (np. przechwycenie obrazu z telewizora, ekranu diodowego lub innego źródła).

• Zakres przedmiotowy:
  • nagranie wydarzenia z uwzględnieniem wymagań określonych w ust. 2,
  • przygotowanie intro i outro wszystkich filmów wg wytycznych Zamawiającego,
  • montaż/postprodukcja z nakręconego materiału, w tym m.in. korekty ścieżki dźwiękowej, kolorów, obrazu, redukcji szumów,
  • dostarczenie na wyraźną prośbę „surowego” materiału wideo do Zamawiającego,
  • przygotowanie napisów przedstawiających występującą osobę oraz nazwę wykładu/wystąpienia (tzw. wizytówki/plansze),
  • przygotowanie z każdego dnia zdjęciowego /wydarzenia:

• filmu promocyjnego (skrótu z całego wydarzenia) na Facebook ,YouTube trwającego nie dłużej niż 2 minuty i przekazanie Zamawiającemu materiału filmowego w terminie nie dłuższym niż 24 godziny od zakończenia wydarzenia wraz z podkładem muzycznym;
• filmów z poszczególnymi wystąpieniami i przekazanie Zamawiającemu materiału filmowego w terminie, nie dłuższym niż 3 dni robocze od zakończenia wydarzenia.

• użycie licencjonowanego podkładu muzycznego, którego wybór zatwierdzi Zamawiający.
• Zamawiający przewiduje kolaudację materiału filmowego z możliwością wprowadzenia zmian.

• Warunki techniczne materiału końcowego:

1  Formaty emisyjne: pliki w jakości HD lub 4K UHD 3840×2160 – mp4 (kodek H.264), kompatybilne z platformami YouTube, Facebook.

2  Każdy film z poszczególnego wykładu powinien zawierać na początku dane wykładowcy (imię nazwisko, stopień naukowy) oraz nazwę referatu.

3  Przesłane filmy muszą mieć formę gotowego materiału filmowego, tj. po dokonanym montażu (niezawierające momentów nagrania, które nie są ściśle związane z przekazaniem treści rejestrowanego wydarzenia, m. in. okresów przerw i posiłków, przypięcia mikrofonów, uzupełniania wody prelegentom i innych czynności niepodlegających rejestracji z uwagi na tematykę nagrania w końcowym materiale filmowym).

• Inne warunki zamówienia :
  • Instytut De Republica nie zwraca kosztów zakwaterowania i wyżywienia podczas wykonywania zlecenia;
  • Zamawiający zwraca Wykonawcy koszty dojazdu z siedziby Wykonawcy do miejsca realizacji usługi, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2302), w oparciu o złożone Zamawiającemu przez Wykonawcę oświadczenie, zawierające informację o kosztach przejazdu, środkach komunikacji i ew. dołączonych dokumentach potwierdzających poniesione wydatki stanowiące koszty podróży.
  • Ofertę należy złożyć na całość zamówienia, nie dopuszcza się składania ofert częściowych i wariantowych.
  • Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. W tym przypadku Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę, w ofercie, części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podania nazw ewentualnych podwykonawców

• Miejsce wykonania zamówienia: miasta na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej.

• Termin wykonania zamówienia lub czas trwania zamówienia

        1 czerwiec – 31 grudzień 2023 roku

Wadium:

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Warunki udziału w zapytaniu:

1. Warunkiem udziału w zapytaniu jest dostępność usług i gotowość ich świadczenia na rzecz Instytutu De Republica zgodnie z punktem 2 niniejszego zapytania ofertowego.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2)  posiadania wiedzy i doświadczenia tj.

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy

– w tym okresie, wykonał, co najmniej 5 filmów (dokumentalne, promocyjne, reklamowe, szkoleniowe/instruktażowe/reportaże/relacje z wydarzeń), (w tym co najmniej jeden film z elementami animacji komputerowych) o wartości nie mniejszej niż 5000,00 złotych brutto każdy film;

W celu potwierdzenia spełniania tego warunku Wykonawca zobowiązany jest załączyć dokumenty potwierdzające, że wykonane usługi spełniają warunek, oraz że zostały wykonane należycie (referencje) – oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną.

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnym do wykonania zamówienia tj.

Wykonawca powinien dysponować minimum 2 kamerami, 2 kamerzystami, 1 montażystą oraz posiadać wszelki niezbędny sprzęt i umiejętności do filmowania materiałów oraz montażu.

Do potwierdzenia oświadczeniem Wykonawcy.

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawcy, w tym niezalegania z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy Wykonawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności  lub wstrzymania w całości wykonania decyzji właściwego organu;

5) wobec Wykonawcy nie została otwarta likwidacja lub ogłoszona upadłość, lub ogłoszono upadłość wraz z zawarciem układu zatwierdzonego prawomocnym postanowieniem sądu, który nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego.

6) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r.  o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022 poz. 835)

3. Potwierdzeniem spełnienia warunków udziału w postępowaniu są oświadczenia w ramach Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego wraz z wykazem usług i referencjami (załącznik 1a do Zapytania ofertowego) .

Ocena spełniania warunków udziału w zapytaniu zostanie dokonana zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”, na podstawie informacji zawartych w ofercie Wykonawcy.

Z treści załączonych dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnia ww. warunki na dzień złożenia oferty.

Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej :

Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów:

100% = 100 punktów

Cena – 70%

będzie liczone wg wzoru:

Liczba punktów w kryterium cena = (cena najniższa/cena oferowana) * 70

Jakość filmu – 30%

Wykonawca dołączy do oferty  próbkę ( 7-10 minut ) zrealizowanego przez siebie filmu  (dokumentalnego, promocyjnego,reklamowego,szkoleniowego/instruktażowego/reportaże/relacje z wydarzeń).

Ocenie podlegać będzie ogólna jakość filmu, jakość nagrania, jakość doświetlenia, jakość dźwięku, sposób montażu, wykorzystane efekty animacji komputerowej

WIĘCEJ INFORMACJI ORAZ WZÓR DOKUMENTÓW W ZAŁĄCZONYCN PLIKACH (PONIŻEJ) 

Składanie ofert:

warning Upłynął termin składnia ofert (23/05/2023 do godziny 10:00)

Oferty zawierające wszystkie wymagane załączniki należy złożyć do dnia 23/05/2023 do godziny 10:00:

• osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa) z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 16/2023 – Usługa wykonania filmów (nagrań wideo) z organizowanych lub współorganizowanych przez Instytut De Republica wydarzeń naukowych, popularno-naukowych oraz popularyzatorskich"
• poprzez przesyłkę pocztową lub kurierską na adres Instytut De Republica, Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 16/2023 – Usługa wykonania filmów (nagrań wideo) z organizowanych lub współorganizowanych przez Instytut De Republica wydarzeń naukowych, popularno-naukowych oraz popularyzatorskich"
• drogą elektroniczną na adres email , do wiadomości . W tytule prosimy o wpisanie "ZAPYTANIE OFERTOWE 16/2023 – Usługa wykonania filmów (nagrań wideo) z organizowanych lub współorganizowanych przez Instytut De Republica wydarzeń naukowych, popularno-naukowych oraz popularyzatorskich". Do wiadomości należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w zapytaniu.

Data publikacji: 15/05/2023, 17:54:23
Podmiot udostępniający: Instytut De Republica