Rozstrzygnięte

Instytut De Republica zaprasza do złożenia oferty.

Przedmiot zamówienia:

Instytut De Republica, ul. Belwederska 23/1, 00-761 Warszawa, zaprasza do złożenia oferty.

Nazwa zamówienia nadana przez Zamawiającego:

OBSŁUGA TECHNICZNA  I MULTIMEDIALNA  PODCZAS WYDARZENIA WRĘCZENIA NAGRÓD INSTYTUTU DE REPUBLICA

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiot i opis zamówienia: usługa organizacji uroczystości wręczenia nagród w Warszawie 

Uroczystość wręczenia nagród Instytutu De Republica odbędzie się 5 października 2022 roku w Warszawie.

Wydarzenie podzielone będzie na dwie części: wręczenie nagród wraz  z elementem artystycznym oraz bufet.

Zapytanie nie obejmuje: wynajmu sali, cateringu, wyposażenia tj. krzesła, stoły, dekoracji kwiatowych oraz podstawowego nagłośnienia i oświetlenia sali/sceny

Dodatkowe informacje:

Liczba uczestników uroczystości : 200-220 uczestników gali

Obowiązki wykonawcy:

– przygotowanie krótkiego filmiku o Instytucie (3 min) wraz z podkładem muzycznym, lektorem oraz napisami i aduiodeskrypcją – materiał video niezbędny do przygotowania filmu dostarcza Zamawiający;

-opracowanie koncepcji i całościowego scenariusza wydarzenia we współpracy z Instytutem. Scenariusz powinien obejmować między innymi: minutowy harmonogram całości wydarzenia (w podziale na elementy: szatnia, przywitanie  gości, rejestracja gości, odprowadzenie gości VIP do zarezerwowanych miejsc), minutowy scenariusz samej uroczystości (między innymi: prowadzący, hostessy, kolejność wręczania, wystąpienia organizatorów, nagrodzonych, photo-opp);

– przygotowanie elementów graficznych na potrzeby wydarzenia zgodnie z księgą znaku Instytutu oraz szablonami Instytutu we współpracy z Instytutem (w szczególności przygotowanie plansz/tablic na wydarzenie, oznaczeń miejsca, zaproszeń, etykiety, materiały graficzno-identyfikacyjne wydarzenia oraz prostą video/animację), a także proste „elementy muzyczne”/przerywniki typu jingle;

– zaproszenie gości we współpracy z Instytutem (szacunkowo 500-600 zaproszeń), w tym wysyłka zaproszeń (głównie terytorium Rzeczpospolitej, około 10 zaproszeń poza granice), RSVP;

– zapewnienie i obsługa części artystycznej (muzycznej) podczas wręczenia nagród
(np. kwartet smyczkowy) – ok. 30 min oraz podczas bufetu – jednoosobowa oprawa z muzyką klasyczną – ok. 2 godz. – do uzgodnienia z Zamawiającym;

– pokrycie ewentualnych kosztów związanych z opłatą ZAIKS oraz wszelkimi innymi opłatami wynikającymi z realizacji niniejszej usługi (na podstawie stosownych dokumentów/umów).

– zapewnienie scenografii i elementów dekoracyjnych (poza dekoracjami kwiatowymi) wydarzenia we współpracy z Instytutem, w tym najem, montaż/demontaż/transport scenografii i elementów dekoracyjnych; część materiałów od Zamawiającego (ścianki, rollupy itp.)

– zapewnienie dodatkowego nagłośnienia sal, uzgodnione we współpracy z Instytutem, w tym opieka techniczno-logistyczna przed, w trakcie i po wydarzeniu we współpracy z Instytutem;

– zapewnienie dodatkowego oświetlenia obiektu, wejścia, klatki schodowej i holów, sal uzgodnione we współpracy z Instytutem, w tym opieka techniczno-logistyczna przed,
w trakcie i po wydarzeniu we współpracy z Instytutem;

– zapewnienie odpowiedniej obsługi na potrzeby wydarzenia (producent i/lub reżyser wydarzenia, hostessy, osoby prowadzące wydarzenie, artyści, technicy, ochrona, koordynator ze strony Wykonawcy) we współpracy z Instytutem;

– zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej (min. 4 osoby), w tym montaż/demontaż/transport materiałów identyfikacyjno-promocyjnych, transport multimediów i materiałów indentyfikacyjno-promocyjnych (m.in. totemy multimedialne, mównicę, gadżety) z magazynu Instytutu w Warszawie na miejsce wydarzenia i z wydarzenia do magazynu Instytutu w Warszawie (2 dni transportowe). Magazyn Instytutu zlokalizowany jest w dzielnicy Warszawa-Praga Południe.

– zapewnienie dokumentacji fotograficznej całego wydarzenia (około 200 zdjęć);

– przygotowanie pełnego kosztorysu wydarzenia.

Pozostałe elementy będą na bieżąco ustalane przez Wykonawcę z Instytutem w trakcie przygotowywania wydarzenia.

Miejsce i termin wykonania zamówienia:

–  data wydarzenia: 5 października 2022

–  godziny wydarzenia: 18.00-23.00

–  miejsce wydarzenia: Warszawa, Reduta Banku Polskiego

Wadium:

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Warunki udziału w zapytaniu*:

1. Warunkiem  udziału w zapytaniu jest dostępność usług i gotowość ich świadczenia
na rzecz Instytutu de Republica zgodnie z punktem 2 niniejszego zapytania ofertowego.

2. Wymóg niezbędny do złożenia oferty: realizacja minimum 10, udokumentowanych, wydarzeń z udziałem przedstawicieli rządu, organizowanych na potrzeby Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, ministerstw lub innych instytucji publicznych w okresie ostatnich 24 miesięcy. Prosimy o przesłanie dokumentów potwierdzających wykonanie usługi.

3.  Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Wykonawcę, wobec którego zachodzi, co najmniej jedna z przesłanek określonych w art. 7 ust. 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022r. poz. 835 z późn.zm).

WIĘCEJ INFORMACJI W ZAŁĄCZONYCH PLIKACH 

Składanie ofert:

warning Upłynął termin składnia ofert (12/09/2022 do godziny 11:00)

Oferty zawierające wszystkie wymagane załączniki należy złożyć do dnia 12/09/2022 do godziny 11:00:

• osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa) z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 63/2022 – OBSŁUGA TECHNICZNA I MULTIMEDIALNA PODCZAS WYDARZENIA WRĘCZENIA NAGRÓD INSTYTUTU DE REPUBLICA"
• poprzez przesyłkę pocztową lub kurierską na adres Instytut De Republica, Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 63/2022 – OBSŁUGA TECHNICZNA I MULTIMEDIALNA PODCZAS WYDARZENIA WRĘCZENIA NAGRÓD INSTYTUTU DE REPUBLICA"
• drogą elektroniczną na adres email , do wiadomości . W tytule prosimy o wpisanie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 63/2022 – OBSŁUGA TECHNICZNA I MULTIMEDIALNA PODCZAS WYDARZENIA WRĘCZENIA NAGRÓD INSTYTUTU DE REPUBLICA". Do wiadomości należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w zapytaniu.

Data publikacji: 07/09/2022, 20:27:55
Podmiot udostępniający: Instytut De Republica