Rozstrzygnięte

Instytut De Republica zaprasza do złożenia oferty.

Przedmiot zamówienia:

Część nr 1

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie prac polegających na monitorowaniu mediów (prasy, radia, telewizji, internetu i mediów społecznościowych).
2. Celem realizacji powyższego zadania jest poznanie i analiza doniesień medialnych dotyczących obszarów działalności statutowej Instytutu De Republica.
3. Przedmiot zamówienia obejmuje następujące zadania:

1)      bieżący monitoring mediów, w tym mediów społecznościowych,

2)      zamieszczanie informacji/materiałów na platformie internetowej,

3)      wysyłkę raportów dziennych oraz newsletterów na adresy mailowe wskazane przez Zamawiającego,

4)      okresowe raporty jakościowe – analizy obejmujące szczegółowe podsumowanie aktywności medialnej Instytutu De Republica.

5)      wsparcie – opieka nad obsługą monitoringu

AD 1) Bieżący monitoring mediów:

1.1.   Sposób monitorowania:

• monitoring prasy ogólnopolskiej przez 7 dni w tygodniu (z czego powiadomienia o wzmiankach z prasy ogólnopolskiej publikowanej w wydaniach weekendowych powinny być przesyłane w poniedziałek) – informacje dostępne najpóźniej od godziny 6.00 danego dnia na platformie internetowej,
• monitoring prasy regionalnej przez 7 dni w tygodniu (z czego powiadomienia o wzmiankach z prasy regionalnej publikowanej w wydaniach weekendowych powinny być przesyłane w poniedziałek) – informacje dostępne najpóźniej od godziny 7.00 danego dnia na platformie internetowej,
• monitoring ogólnopolskich i regionalnych stacji radiowych i telewizyjnych przez 7 dni w tygodniu (z czego powiadomienia o emisjach z wydań weekendowych powinny być przesyłane w poniedziałek) – zapis audycji/informacji/programu dostępny na platformie internetowej w ciągu maks. 3 godzin od momentu emisji. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca jest zobowiązany udostępnić materiały w ciągu maks. 1 godz. od momentu emisji,
• monitoring Internetu przez 7 dni w tygodniu, informacje aktualizowane na bieżąco w ciągu dnia i dostępne na platformie internetowej.
• monitoring mediów społecznościowych przez 7 dni w tygodniu wraz z  możliwością monitorowania treści w czasie rzeczywistym, analizą sentymentu oraz możliwością analizy danych o profilach własnych i profilach konkurencji. Przez media społecznościowe rozumiemy popularne portale społecznościowe, fora internetowe, blogi, newslettery, komentarze do artykułów prasowych.

2.   Tematy monitoringu oraz monitorowane media

Monitoring będzie prowadzony w kontekście obszarów działalności statutowej Instytutu De Republica. Zamawiający zakłada między 10-15 haseł do monitorowania.

2.1. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający zastrzega sobie prawo do uzupełniania, modyfikowania, uszczegółowiania i rozszerzania haseł czasowo lub stale o inne hasła związane z działaniem Instytutu De Republica. Lista ta może zostać rozszerzona maksymalnie o 30 haseł.

2.2. W sytuacji określonej w pkt 2.1 Wykonawca dokona aktualizacji tematów monitoringu w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, bez żądania dodatkowych kosztów (usługa ta jest objęta przedmiotem zamówienia).

2.3. W trakcie realizacji zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany na bieżąco informować Zamawiającego o zmianach dotyczących monitorowanych mediów (np. zakończenie działalności, powstanie nowego tytułu).

2.4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozszerzenia listy monitorowanych mediów w okresie realizacji zamówienia, zgłaszając Wykonawcy tytuły kolejnych mediów drogą elektroniczną. Tym samym Wykonawca jest zobowiązany w ciągu dwóch dni dołączyć nowe tytuły do listy monitorowanych mediów. Liczba wprowadzonych mediów nie może być większa niż 70 w ciągu trwania umowy.

2.5. W sytuacji określonej w pkt 1.2.4, Wykonawca dokona aktualizacji monitorowanych mediów w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, bez żądania dodatkowych kosztów (usługa ta jest objęta przedmiotem zamówienia).

2.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo korzystania z archiwum monitoringu i raportów prasowych, podczas i po wygaśnięciu usługi, do 3 lat.

AD.2) Zamieszczanie informacji/materiałów na platformie internetowej.

1    Wykonawca jest zobowiązany do umieszczania materiałów i informacji z monitorowanych mediów na platformie internetowej.

2    Platforma powinna zawierać prostą, intuicyjną strukturę, ułatwiającą wyszukiwanie materiałów. Na platformie każdy artykuł powinien być opatrzony streszczeniem lub leadem (pierwszy akapit).

3    Materiały i informacje z monitorowanych mediów muszą być dostępne na platformie internetowej dla Zamawiającego przez 24 godziny na dobę w okresie realizacji zamówienia.

4    Dostęp do umieszczonych na platformie internetowej materiałów i informacji musi być zabezpieczony przed dostępem dla osób niepowołanych hasłem (lub w inny sposób stosowany przez Wykonawcę) na poziomie platformy internetowej.

5    Platforma internetowa musi umożliwiać Zamawiającemu oraz innym użytkownikom z listy adresowej:

a) wyszukiwanie, katalogowanie oraz grupowanie informacji, co najmniej wg następujących kryteriów:

–        tematów/zagadnień/haseł/filtrów;

–        tytułów (np. tytuł artykułu, nazwa programu);

–        treści;

–        autorów;

–        rodzaju mediów (np. prasa: dziennik/tygodnik/itd., radio, TV, Internet: portal/serwis   

          informacyjny/czasopismo online, mediów społecz.);

–        dat/zakresu czasowego;

–        źródeł (np. tytuły prasy, nazwy stacji itd.);

–        dowolnego ciągu znaków w treści materiału prasowego lub streszczenia,

–        nacechowania (pozytywny/neutralny/negatywny).

b) tworzenie zestawień zbiorczych (biuletynów) dla materiałów prasowych i treści tekstowych stron www, plików w formacie PDF/XLS, wraz ze spisem treści zawierającym dane takie jak: tytuł (nazwa) medium, tytuł tekstu, autor/źródło tekstu, data publikacji tekstu, numer strony w gazecie (czasopiśmie) w przypadku mediów drukowanych. Platforma musi zapewniać możliwość ustalania kolejności artykułów w zestawieniach.

c) platforma musi posiadać rozbudowany moduł analityczny, umożliwiający samodzielne generowanie statystyk, z dostępem do danych: wykresy analityczne, wskaźniki, zasięg wydźwięku, ranking najważniejszych autorów, ranking najistotniejszych mediów, analizę najbardziej angażujących tematów, umożliwiający prezentację i kompleksową analizę wyników monitoringu mediów poprzez możliwość samodzielnego przygotowania raportów jakościowych i ilościowych;

d) platforma musi pozwalać na zmiany zakresów analizy na poziomie wyboru mediów, haseł oraz przedziałów czasowych. Dane do analizy mogą być wybierane z dowolnych katalogów/monitorowanych haseł z wyników monitorowania;

e) platforma dedykowana Zamawiającemu będzie umożliwiała eksport wykresów, tabel oraz materiałów do plików (minimum: pdf/ doc/ png/ jpg) w celu dalszego wykorzystania danych lub ich archiwizacji.

f) wydrukowanie wszystkich materiałów w skali 1:1 oraz streszczeń audycji RTV,

g) zapisywanie wybranych informacji w formie plików,

h) przesyłanie z poziomu platformy internetowej wybranych materiałów i informacji dowolnym odbiorcom,

i) indywidualne zarządzanie materiałami przez Zamawiającego i użytkowników z listy adresowej w ramach platformy internetowej.

j) dostęp do archiwum wyników monitoringu mediów 24 h/dobę, 7 dni w tygodniu.

k) ekran z prezentacją wyników powinien uwzględniać elementy/moduły takie jak: zakładki/kategorie mediów; katalogi z monitorowanymi hasłami; widok/lista z wynikami monitorowania, podgląd materiału. Platforma powinna zawierać prostą, intuicyjną strukturę, ułatwiającą wyszukiwanie materiałów;

l) platforma internetowa musi umożliwiać Zamawiającemu: wyszukiwanie, katalogowanie oraz grupowanie informacji, co najmniej wg następujących kryteriów: tematów/zagadnień/haseł/filtrów; tytułów (np. tytuł artykułu, nazwa programu); treści; autorów; rodzaju mediów (np. prasa: dziennik/tygodnik/itd., radio, TV, Internet: portal/ serwis informacyjny/czasopismo online); dat/zakresu czasowego; źródeł (np.: tytuły prasy, nazwy stacji itd.); regionów (np.: kraj, województwo, region, powiat); dowolnego ciągu znaków w treści materiału prasowego lub streszczenia, nacechowania (pozytywny/neutralny/negatywny); kontekstu; dotarcia;

m) platforma internetowa musi umożliwiać tworzenie Zamawiającemu indywidualnych haseł śledzenia w katalogu ulubione – każdy użytkownik indywidulanie na swoim koncie;

n) podgląd całego materiału musi odbywać się bezpośrednio w oknie widoku z listą wyników monitorowania mediów, bez potrzeby przechodzenia do kolejnego okna;

o) w materiałach automatycznie podświetlane będą hasła kluczowe;

p) Zamawiający będzie miał możliwość ustawienia powiadomień/alertów o nowych wynikach monitoringu na e-mail lub sms;

q) platforma musi umożliwiać tworzenie zestawień zbiorczych (biuletynów) dla materiałów prasowych i treści tekstowych stron WWW oraz mediów społecznościowych, plików w formacie PDF, wraz ze spisem treści zawierającym dane takie jak: tytuł (nazwa) medium, tytuł tekstu, autor/źródło tekstu, data publikacji tekstu, numer strony w gazecie (czasopiśmie) w przypadku mediów drukowanych. Materiały te mogą być przesyłane przez Zamawiającego z poziomu platformy internetowej dowolnym odbiorcom;

r) treści materiałów z radia i telewizji muszą być dostępne w wersji tekstowej (zmiana słowa na tekst). Treści materiałów prasowych muszą być w całości dostępne w postaci edytowalnej;

s) platforma musi mieć możliwość personalizacji widoku oraz generowanych w niej materiałów, biuletynów;

t) platforma musi umożliwiać generowanie raportów xls zawierających wszystkie parametry opisu materiału.

6    Informacje i materiały zamieszczane na platformie internetowej muszą być standardowo zamieszczane w odpowiednich formatach plików: gif, tiff, PDF, w formacie tekstowym, asf, avi, mpg, mp3, wav, wma.

7    W odniesieniu do informacji i materiałów z zasobów internetowych Wykonawca zamieści dodatkowo dokładny adres strony internetowej zmonitorowanej (wyszukanej) informacji lub materiału.

8    Wykonawca powinien uruchomić dostęp do bazy i platformy najpóźniej w ciągu 3 dni od podpisania umowy.

AD 3) Wysyłka raportów dziennych na adresy mailowe wskazane przez Zamawiającego

1    Wykonawca będzie przesyłał w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, drogą elektroniczną zestawienia dzienne dotyczące monitorowanych mediów w formie raportów, na wskazane przez Zamawiającego adresy mailowe. Raporty będą zawierały informacje o pojawiających się na platformie internetowej artykułach/audycjach wraz z ich streszczeniem lub leadem artykułów.

2    Zestawienia będą przesyłane nie później niż o godzinie 8:00 dla tytułów prasy ogólnopolskiej i regionalnych, mediów elektronicznych (Internet i ogólnopolskie stacje radiowe i telewizyjne oraz media społecznościowe). Zestawienia powinny być sporządzane wg następującego schematu:

–        rodzaj medium,

–        tytuł,

–        autor,

–        streszczenie (lead),

–        nacechowanie (krótkie określenie: pozytywny/neutralny/negatywny),

–        wielkość (cały artykuł/fragment większej całości/notatka/wzmianka; audycja poświęcona w całości/news/ krótka informacja/fragment objęty monitoringiem),

–        dokładny link do informacji lub materiału pochodzących z zasobów Internetu.

3    W odniesieniu do audycji radiowych i telewizyjnych zastawienie dzienne powinno zawierać jedynie tytuł programu (audycji), rodzaj medium i streszczenie audycji. Do zestawień w formie załączników powinny być dołączone wyszukane (zmonitorowane) materiały i informacje.

4    Wykonawca jest zobowiązany w ciągu 5 dni roboczych od podpisania umowy zapewnić Zamawiającemu możliwość przetestowania narzędzia i sprawdzenia, czy odpowiada potrzebom Zamawiającego. Zamawiający może zgłosić uwagi w ciągu 3 dni roboczych.

AD.4) okresowe raporty jakościowe

 – analizy obejmujące szczegółowe podsumowanie aktywności medialnej Instytutu De Republica.

AD. 5) Wsparcie.

Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia opieki nad obsługą monitoringu i wyznaczenie do tego pracownika posiadającego odpowiednie kwalifikacje,

Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia pomocy w ciągu 1 godziny od zgłoszenia problemu, minimum w godzinach pracy (8:00-16:00) oraz rozwiązywanie problemów niezwłocznie po zgłoszeniu.

Część nr 2

1. Przedmiotem zamówienia jest dostęp do platformy bazy danych dziennikarzy wraz opcją biura prasowego.
2. Dostęp w formie elektronicznej oraz w wersji mobilnej.
3. Przedmiot zamówienia obejmuje następujące zadania:
4. Dostęp 24/7 do bazy dziennikarzy
5. Dostęp 24/7 do platformy Biura Prasowego,
6. Baza danych powinna obejmować imiona i nazwiska dziennikarzy, dane kontaktowe dziennikarzy oraz informacje dotyczące tematyki, którą zajmują się dziennikarze objęci Bazą. W ramach bazy powinna być dostępna wyszukiwarka oraz segmentacja dziennikarzy.
7. Zamawiający zastrzega sobie wybór dziennikarzy z bazy od 10 do 15 tematów.
8. Biuro prasowe powinien umożliwiać przesyłanie wiadomości e-mail poprzez serwery Wykonawcy wraz z pakietem usług dodatkowych, m.in. w postaci umieszczania informacji na spersonalizowanej stronie WWW Zamawiającego, śledzenia statystyk wejść dziennikarzy na konkretne wiadomości i inne.
9. Wykonawca powinien uruchomić dostęp do platformy najpóźniej w ciągu 3 dni od podpisania umowy.
10. Wsparcie techniczne oraz aktualizacje bazy danych przez cały czas obowiązywania umowy.
11. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia opieki nad obsługą platformy/bazy i wyznaczenie do tego pracownika posiadającego odpowiednie kwalifikacje.
12. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia pomocy w ciągu 1 godziny od zgłoszenia problemu, minimum w godzinach pracy (8:00-16:00) oraz rozwiązywanie problemów niezwłocznie po zgłoszeniu.

Inne warunki zamówienia :

• • Ofertę można złożyć na całość zamówienia lub na poszczególne części zamówienia.

• Nie dopuszcza się składania ofert
• Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. W tym przypadku Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę, w ofercie, części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podania nazw ewentualnych podwykonawców.

Miejsce wykonania zamówienia: siedziba Zamawiającego.

Termin wykonania zamówienia lub czas trwania zamówienia:

01.01.2024 r. – 31.12.2025 r.

Wadium:

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Warunki udziału w zapytaniu:

1. Warunkiem udziału w zapytaniu jest dostępność usług i gotowość ich świadczenia na rzecz Instytutu De Republica zgodnie z punktem 2  zapytania ofertowego.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, 

 a)wobec których  nie została otwarta likwidacja lub ogłoszona upadłość, lub ogłoszono upadłość wraz z zawarciem układu zatwierdzonego prawomocnym postanowieniem sądu, który nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego.

B) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022 poz. 835).

Miejsce i termin składania ofert:

Ofertę należy złożyć w terminie do dnia: 22 grudnia 2023 r. do godziny: 8.00

Ofertę można złożyć:

•  – Osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (adres: ul. Aleja Jana Pawła II 29, 00-867 Warszawa) z dopiskiem na kopercie:
• Przesyłając poocztą (lub kurierem) na adres: Instytut De Republica, ul. Aleja Jana Pawła II, 00-867 Warszawa, z dopiskiem na kopercie – jak w punkcie powyżej 
• Przesyłając drogą elektroniczną na adres e-mail: zamówienia.publiczne@iderepublica.pl (należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym, zaufanym osobistym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w pkt 8 zapytania).

• Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.
• Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

WIĘCEJ INFORAMCJI W PLIKACH DOŁĄCZONYCH DO ZAPYTANIA (PLIKI DO POBRANIA PONIŻEJ) 

Zmiana treści nr 1 z dnia 19/12/2023:

Zamawiający – Instytut De Republica informuje, że w terminie określonym w pkt. 11.1.13 ZO nr 41/2023, Wykonawcy zwrócili się z wnioskiem o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego.

W związku z powyższym, Zamawiający udziela następujących wyjaśnień:

Zapytanie:

           W związku z toczącym się postępowaniem na usługi monitoringu mediów (ZAPYTANIE OFERTOWE NR 41 /2023), prosimy o przysłanie listy haseł, które mają być przedmiotem monitoringu.

Pozwoli nam to oszacować medialność tych haseł, stopień skomplikowania jeśli chodzi o proces prowadzenia monitoringu, dzięki czemu będziemy mogli precyzyjnie określić koszty prowadzenia takiej usługi.

Chodzi o punkt:

1.2.    Tematy monitoringu oraz monitorowane media

Monitoring będzie prowadzony w kontekście obszarów działalności statutowej Instytutu De Republica. Zamawiający zakłada między 10-15 haseł do monitorowania.

Odpowiedź :

Stałe hasła do monitorowania: Instytut De Republica, De Republica, Rada Naukowa IDR.

Tymczasowe hasła do monitorowania: okazjonalnie wg zapotrzebowania (na te chwilę nie jesteśmy wstanie określić jakie to będą hasła)

Zgodnie z OPZ – Zamawiający zakłada między 10-15 haseł do monitorowania.

Składanie ofert:

warning Upłynął termin składnia ofert (22/12/2023 do godziny 08:00)

Oferty zawierające wszystkie wymagane załączniki należy złożyć do dnia 22/12/2023 do godziny 08:00:

• osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa) z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 41 /2023 – Dostęp  do platformy do monitoringu mediów (prasa – rtv – internet) oraz dostęp do platformy z bazą danych dziennikarzy na potrzeby IDR."
• poprzez przesyłkę pocztową lub kurierską na adres Instytut De Republica, Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 41 /2023 – Dostęp  do platformy do monitoringu mediów (prasa – rtv – internet) oraz dostęp do platformy z bazą danych dziennikarzy na potrzeby IDR."
• drogą elektroniczną na adres email , do wiadomości . W tytule prosimy o wpisanie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 41 /2023 – Dostęp  do platformy do monitoringu mediów (prasa – rtv – internet) oraz dostęp do platformy z bazą danych dziennikarzy na potrzeby IDR.". Do wiadomości należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w zapytaniu.

Data publikacji: 14/12/2023, 14:05:31
Podmiot udostępniający: Instytut De Republica