Rozstrzygnięte

Instytut De Republica zaprasza do złożenia oferty.

Przedmiot zamówienia:

Usługa wykonania filmów (nagrań wideo) z organizowanych lub współorganizowanych przez Instytut De Republica (IDR) wydarzeń naukowych, popularno-naukowych oraz popularyzatorskich (m.in. wywiady, wykłady, wystąpienia, gale, innego rodzaju wydarzenia).

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia :

• • Czas trwania pojedynczego wydarzenia: od 1 dnia zdjęciowego do maksymalnie 5 dni zdjęciowych. Jeden dzień zdjęciowy obejmuje przedział czasowy w godzinach pomiędzy 9:00 – 18:30 i odpowiada maksymalnie 8 godzinom „surowego” nagrania (uwzględniając przerwy, czynności techniczne, etc.).
  • Długość nagrania finalnego będzie uzależniona od długości zarejestrowanego wydarzenia.
  • Z uwagi na realizowanie zamówienia dotyczącego wydarzeń, które nastąpią w przyszłości dokładne miejsca i terminy wykonania zamówienia nie są znane.
  • Przewidywane lokalizacje -Warszawa lub inne miasta na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej;

Szacowana ilość konferencji w trakcie trwania umowy – 17 dni zdjęciowych; 

Szacowana maksymalna ilość minut gotowych nagrań 8 160 – (17 x 8 x 60min)

O dokładnym miejscu, terminie i długości (ilość dni) wydarzenia, Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej w terminie 14 dni przed datą wydarzenia.   

O wszelkich zmianach lub odwołaniu wydarzenia Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej w terminie 7 dni przed datą wydarzenia. Z tego tytułu Wykonawcy nie będzie przysługiwało odszkodowanie.

• Warunki techniczne nagrania:
  • Rejestracja materiału musi odbywać się: co najmniej 2 kamerami pracującymi w standardzie minimum 4K (UHD 3840 x 2160px);
  • z użyciem niezbędnych narzędzi do rejestracji wypowiedzi (przykładowo mikrofony na tyczce lub mikroporty),
  • z użyciem urządzeń do stabilizacji obrazu,
  • z użyciem niezbędnych narzędzi do zapewnienia odpowiedniego oświetlenia planu zdjęciowego,
  • z użyciem krótkiej jazdy kamerowej,
  • z użyciem urządzeń pozwalających na rejestrację obrazu z innych urządzeń, jeżeli charakter wydarzenia będzie wymagał rejestracji przebiegu wydarzenia przy ich użyciu (np. przechwycenie obrazu z telewizora, ekranu diodowego lub innego źródła).

• Zakres przedmiotowy:
  • nagranie wydarzenia z uwzględnieniem wymagań określonych w ust. 2,
  • przygotowanie intro i outro wszystkich filmów wg wytycznych Zamawiającego,
  • montaż/postprodukcja z nakręconego materiału, w tym m.in. korekty ścieżki dźwiękowej, kolorów, obrazu, redukcji szumów,
  • dostarczenie na wyraźną prośbę „surowego” materiału wideo do Zamawiającego,
  • przygotowanie napisów przedstawiających występującą osobę oraz nazwę wykładu/wystąpienia (tzw. wizytówki/plansze),
  • przygotowanie z każdego dnia zdjęciowego /wydarzenia:
• filmu promocyjnego (skrótu z całego wydarzenia) na Facebook ,YouTube trwającego nie dłużej niż 2 minuty i przekazanie Zamawiającemu materiału filmowego w terminie nie dłuższym niż 24 godziny od zakończenia wydarzenia wraz z podkładem muzycznym;
• filmów z poszczególnymi wystąpieniami i przekazanie Zamawiającemu materiału filmowego w terminie, nie dłuższym niż 3 dni robocze od zakończenia wydarzenia.

•  użycie licencjonowanego podkładu muzycznego, którego wybór zatwierdzi Zamawiający.
•  Zamawiający przewiduje kolaudację materiału filmowego z możliwością wprowadzenia zmian.

Warunki techniczne materiału końcowego:

Formaty emisyjne: pliki w jakości HD lub 4K UHD 3840×2160 – mp4 (kodek H.264), kompatybilne z platformami YouTube, Facebook.

Każdy film z poszczególnego wykładu powinien zawierać na początku dane wykładowcy (imię nazwisko, stopień naukowy) oraz nazwę referatu.

Przesłane filmy muszą mieć formę gotowego materiału filmowego, tj. po dokonanym montażu (niezawierające momentów nagrania, które nie są ściśle związane z przekazaniem treści rejestrowanego wydarzenia, m. in. okresów przerw i posiłków, przypięcia mikrofonów, uzupełniania wody prelegentom i innych czynności niepodlegających rejestracji z uwagi na tematykę nagrania w końcowym materiale filmowym).

Inne warunki zamówienia :

Instytut De Republica nie zwraca kosztów zakwaterowania i wyżywienia podczas wykonywania zlecenia;

Zamawiający zwraca Wykonawcy koszty dojazdu z siedziby Wykonawcy do miejsca realizacji usługi, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2302), w oparciu o złożone Zamawiającemu przez Wykonawcę oświadczenie, zawierające informację o kosztach przejazdu, środkach komunikacji i ew. dołączonych dokumentach potwierdzających poniesione wydatki stanowiące koszty podróży.

Ofertę należy złożyć na całość zamówienia, nie dopuszcza się składania ofert częściowych i wariantowych.

Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. W tym przypadku Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę, w ofercie, części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podania nazw ewentualnych podwykonawców.

Miejsce wykonania zamówienia: miasta na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej.

Termin wykonania zamówienia lub czas trwania zamówienia:

do 31 grudnia 2023 roku

Warunki udziału w zapytaniu:

1. Warunkiem udziału w zapytaniu jest dostępność usług i gotowość ich świadczenia na rzecz Instytutu De Republica zgodnie z punktem 2 niniejszego zapytania ofertowego.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2)  posiadania wiedzy i doświadczenia tj.

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy

– w tym okresie, wykonał, co najmniej 5 filmów (dokumentalne, promocyjne, reklamowe, szkoleniowe/instruktażowe/reportaże/relacje z wydarzeń), (w tym co najmniej jeden film z elementami animacji komputerowych) o wartości nie mniejszej niż 5000,00 złotych brutto każdy film;

W celu potwierdzenia spełniania tego warunku Wykonawca zobowiązany jest załączyć dokumenty potwierdzające, że wykonane usługi spełniają warunek, oraz że zostały wykonane należycie (referencje) – oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną.

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnym do wykonania zamówienia tj.

Wykonawca powinien dysponować minimum 2 kamerami, 2 kamerzystami, 1 montażystą oraz posiadać wszelki niezbędny sprzęt i umiejętności do filmowania materiałów oraz montażu.

Do potwierdzenia oświadczeniem Wykonawcy.

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawcy, w tym niezalegania z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy Wykonawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności  lub wstrzymania w całości wykonania decyzji właściwego organu;

5) wobec Wykonawcy nie została otwarta likwidacja lub ogłoszona upadłość, lub ogłoszono upadłość wraz z zawarciem układu zatwierdzonego prawomocnym postanowieniem sądu, który nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego.

6) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r.  o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022 poz. 835)

Więcej informacji w załączonych plikach /poniżej/

Składanie ofert:

warning Upłynął termin składnia ofert (13/11/2023 do godziny 09:00)

Oferty zawierające wszystkie wymagane załączniki należy złożyć do dnia 13/11/2023 do godziny 09:00:

• osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa) z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 35/2023 – Usługa wykonania filmów (nagrań wideo) z organizowanych lub współorganizowanych przez Instytut De Republica (IDR) wydarzeń naukowych, popularno-naukowych oraz popularyzatorskich."
• poprzez przesyłkę pocztową lub kurierską na adres Instytut De Republica, Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 35/2023 – Usługa wykonania filmów (nagrań wideo) z organizowanych lub współorganizowanych przez Instytut De Republica (IDR) wydarzeń naukowych, popularno-naukowych oraz popularyzatorskich."
• drogą elektroniczną na adres email , do wiadomości . W tytule prosimy o wpisanie "ZAPYTANIE OFERTOWE 35/2023 – Usługa wykonania filmów (nagrań wideo) z organizowanych lub współorganizowanych przez Instytut De Republica (IDR) wydarzeń naukowych, popularno-naukowych oraz popularyzatorskich.". Do wiadomości należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w zapytaniu.

Data publikacji: 06/11/2023, 23:22:31
Podmiot udostępniający: Instytut De Republica