Rozstrzygnięte

Przedłużony termin

Instytut De Republica zaprasza do złożenia oferty.

Przedmiot zamówienia:

Dostawa uprawnień dla dostępu do systemu informacji prawnej (zwanego dalej SIP) w trybie on-line przez Internet.

• Wymagania ogólne

Przedmiotem zamówienia jest dostawa uprawnień dla dostępu przez okres 24 miesięcy do systemu informacji prawnej (zwanego dalej SIP) w trybie on-line przez Internet, umożliwiających dostęp:

• do najpełniejszej Bazy SIP dla15 użytkowników;
• do Bazy kadrowo – księgowej dla 3 użytkowników (wersja poszerzona);
• do Bazy Zamówienia publiczne (wersja poszerzona tzw. premium lub odpowiednik) dla 3 użytkowników.

• Inne warunki zamówienia (dotyczy wszystkich części zamówienia):
  • Ofertę należy złożyć na całość zamówienia, nie dopuszcza się składania ofert częściowych i wariantowych.
  • Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. W tym przypadku Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę, w ofercie, części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podania nazw ewentualnych podwykonawców.

Miejsce wykonania zamówienia: siedziba Zamawiającego.

Termin wykonania zamówienia lub czas trwania zamówienia:

 24 miesiące od daty podpisania umowy.

Wadium:

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Warunki udziału w zapytaniu:

1. Warunkiem udziału w zapytaniu jest dostępność usług i gotowość ich świadczenia na rzecz Instytutu De Republica zgodnie z punktem 2 niniejszego zapytania ofertowego.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2)  posiadania wiedzy i doświadczenia;

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnym do wykonania zamówienia;

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawcy, w tym niezalegania z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy Wykonawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności  lub wstrzymania w całości wykonania decyzji właściwego organu;

5) wobec Wykonawcy nie została otwarta likwidacja lub ogłoszona upadłość, lub ogłoszono upadłość wraz z zawarciem układu zatwierdzonego prawomocnym postanowieniem sądu, który nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego.

6) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia

2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022 poz. 835)

3. Potwierdzeniem spełnienia warunków udziału w postępowaniu są oświadczenia w ramach Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

Ocena spełniania warunków udziału w zapytaniu zostanie dokonana zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”, na podstawie informacji zawartych w ofercie Wykonawcy.

Z treści załączonych dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnia ww. warunki na dzień złożenia oferty.

Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej:

Przy wyborze oferty najkorzystniejszej w każdej części Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów:

100% = 100 punktów

Cena – 100%

będzie liczone wg wzoru:

Liczba punktów w kryterium cena = (cena najniższa/cena oferowana) * 100

Dokumenty wymagane od Wykonawcy (zawartość oferty):

• • Wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1);

W przypadku prowadzenia przez osobę fizyczną działalności gospodarczej działalności gospodarczej należy podać nr PESEL, nr dowodu osobistego oraz miejsce zamieszkania.

• Aktualny wpis do KRS/CEiDG (w przypadku spółki cywilnej należy załączyć dokumenty rejestrowe dla każdego ze wspólników) lub wskazanie danych umożliwiających dostęp do dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania wykonawcy (takie jak np. odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru – dotyczy tylko bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych)
• Pełnomocnictwo do podpisania oferty o ile nie wynika ono z dokumentów rejestrowych Wykonawcy. Wykonawcy występujący jako spółka cywilna mogą dołączyć do oferty umowę spółki cywilnej, w której jednoznacznie będzie wskazany sposób reprezentowania spółki.
• W przypadku nie złożenia przez Wykonawcę dokumentów wskazanych w pkt. 8.3. w terminie składania ofert, Zamawiający jednokrotnie wezwie do ich uzupełnienia, a w przypadku nieuzupełnienia w wyznaczonym terminie odrzuci ofertę Wykonawcy.

Miejsce i termin składania ofert:

• • Ofertę należy złożyć w terminie do dnia: 29.09.2023 r. do godziny: 09.00.
  • Ofertę można złożyć:
    • Osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (adres: ul. Belwederska 23/1, 00-761 Warszawa) z dopiskiem na kopercie:

Zapytanie ofertowe nr 26/2023

Dostawa uprawnień dla dostępu do systemu informacji prawnej .

lub

przesyłając pocztą (lub kurierem) na adres: Instytut De Republica, ul. Belwederska 23/1, 00-761 Warszawa, z dopiskiem na kopercie – jak  wyżej

lub

 przesyłając drogą elektroniczną na adres e-mail: zamówienia.publiczne@iderepublica.pl (należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym, zaufanym osobistym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w pkt. 8 zapytania).

• Oferty złożone po terminie wyżej wskazanym  nie będą brane pod uwagę.
• Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

WIĘCEJ INFORMACJI W DOŁĄCZONEJ DOKUMENTACJI     (ZAŁĄCZONE PLIKI PONIŻEJ) 

Zmiana treści nr 1 z dnia 03/10/2023:

Warszawa dnia 03.10.2023   

                                                                                   Wykonawcy

Dotyczy:     Zapytania ofertowego nr 26/2023 na dostawę uprawnień dla dostępu do systemu informacji prawnej.

ZESTAW I

        Zamawiający – Instytut De Republica w związku z nadesłanymi w dniu 27.09.2023 r. wnioskami o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego nr 26/2023

udziela następujących wyjaśnień:

Pytanie nr 1

Zamawiający oczekuje dla części 1 opisu przedmiotu zamówienia możliwie najszerszego dostępu do Bibliografii PAN, co jest zrozumiałe z uwagi na działalność Zamawiającego. Wykonawca oferuje najszerszy dostęp spośród systemów informacji prawnych, posiadając na dzień dzisiejszy bazę Bibliografii PAN ponad 419 tys. pozycji bibliograficznych. Kluczowe przy tak dużej bazie są narzędzia wyszukiwania i zawężania listy, tak aby łatwo  i szybko odnaleźć właściwą literaturę. W związku z tym Wykonawca dopytuje, czy Zamawiający wymaga, aby oferowany system umożliwiał zawężanie list wynikowych Bibliografii PAN m.in. po takich kryteriach jak nazwisko autora i rodzaj autorstwa?

ODP. Zamawiający dopuszcza, ale nie wymaga.

Pytanie nr 2

Zamawiający wymaga dla części 1 opisu przedmiotu zamówienia, aby system zawierał publikacje powiązane  z aktami prawnymi i orzecznictwem, w tym dostęp do plików pdf (lub równoważnych) umożliwiających sprawdzenie cytowań (np. numerację stron). Czy w ramach tego wymagania Zamawiający oczekuje, aby teksty wybranych komentarzy i monografii były dostępne w wersji PDF wraz z możliwością korzystania z interaktywnego spisu treści  i przejścia do konkretnej strony publikacji książkowej? Ma to szczególnie znaczenie w przypadku obszernych publikacji, nierzadko liczących kilkaset stron.

 ODP. Zamawiający dopuszcza, ale nie wymaga.

Pytanie nr 3

Czy w ramach wymagania: ustawianie alertów na osoby jak na spółki Zamawiający oczekuje możliwości ustawiania powiadomień dla szczegółowych sekcji danych o podmiocie (np. reprezentacja, własność, nadzór) przekazywanych drogą mailową?

ODP. Zamawiający dopuszcza, ale nie wymaga.

Pytanie nr 4

Czy w ramach bazy Zamówienia publiczne i wymagania dostępu do E-poradni umożliwiającej zadanie pytania ekspertowi, Zamawiający oczekuje możliwości nielimitowanych konsultacji telefonicznych (infolinia) z zakresu prawa zamówień publicznych, podczas których można bezpośrednio skonsultować swój problem z ekspertem?

ODP. Zamawiający dopuszcza, ale nie wymaga.

Pytanie nr 5

Czy w ramach wymagań dotyczących orzecznictwa dla części 1 opisu przedmiotu zamówienia Zamawiający oczekuje funkcjonalności, która pozwoli skracać listy orzeczeń o pozycje o niemal identycznej treści i prezentować je jako jedną pozycję na liście, jak również wskazywać na orzeczenia podobne ze wskazaniem procentu podobieństwa?

ODP. Zamawiający dopuszcza, ale nie wymaga.

Pytanie nr 6

Czy w ramach wymagań dotyczących orzecznictwa dla części 1 opisu przedmiotu zamówienia Zamawiający oczekuje funkcjonalności przyspieszającej analizę treści wybranego orzecznictwa poprzez graficzne wyróżnienie  w treści rozstrzygnięć, roszczeń i zarzutów, argumentacji prawnej i faktów?

ODP. Zamawiający dopuszcza, ale nie wymaga.

Pytanie nr 7

W § 2 ust. 14 projektu umowy Zamawiający wymaga naprawy błędu poważnego w przeciągu 3, a kosmetycznego w przeciągu 5 dni roboczych. Wykonawca, poprzez testy jednostkowe, automatyczne, wydajnościowe i manualne, dokłada wszelkich starań, żeby dostarczony produkt był wysokiej jakości i nie posiadał żadnych błędów. Dlatego wystąpienie ewentualnego błędu, nie znalezionego podczas gruntownych testów, często związane jest ze środowiskiem pracy konkretnego użytkownika, a jego naprawa jest nietrywialna i może nawet wymagać współpracy z Działem IT Zamawiającego. Nową, poprawioną wersję należy poddać kolejnej turze pełnych, czasochłonnych testów. Dochowanie zaproponowanych przez Zamawiającego terminów naprawy błędów będzie dla Wykonawcy niemożliwe, dlatego Wykonawca wnosi o wydłużenie terminu poprawy błędu poważnego do 5,  a kosmetycznego do 7 dni roboczych przy zachowaniu jednodniowego terminu naprawy awarii.

ODP. Zamawiający wyraża zgodę i zmienia treść § 2 ust. 14 na:

• Błąd poważny – rozumiany jako usterka utrudniająca korzystanie z programu, Wykonawca zobowiązany jest do ich usunięcia niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 5 dni roboczych od chwili zgłoszenia przez Zamawiającego.
• Błąd kosmetyczny – rozumiany np. jako problem z formatowaniem tekstu, tabeli lub literówką w tekście, Wykonawca zobowiązany jest do ich usunięcia niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie do 7 dni roboczych od chwili zgłoszenia przez Zamawiającego.

Pytanie nr 8

W kontekście § 2 ust. 16 projektu umowy Wykonawca wskazuje, że SIP zawiera tysiące dokumentów autorskich dotyczących w dużej mierze interpretacji przepisów prawa, a przepisy te ze swej natury podlegają stałym zmianom wynikającym z dynamiki legislacyjnej. Wskazać warto także, iż w naturze interpretacji prawa leży to, iż  z powodzeniem w ramach tejże praktyki interpretacyjnej funkcjonują sprzeczne linie orzecznicze czy sprzeczne poglądy prezentowane przez doktrynę. Jednocześnie Wykonawca nie ma żadnego wpływu na to w jaki sposób i do jakiego celu będą wykorzystywane przez użytkowników dane zawarte w SIP. Wykonawca wnosi zatem  o potwierdzenie, że prawidłowa jest interpretacja, w myśl której treścią § 2 ust. 16 projektu umowy nie jest objęta odpowiedzialność za ewentualne błędy merytoryczne / nieaktualności zawarte w dokumentach zawartych w SIP,  a co za tym idzie Wykonawca nie będzie odpowiedzialny za szkody wynikłe z tychże błędów.

 ODP. Zamawiający nie potwierdza tej interpretacji.

Zamawiający oczekuje, aby  w szczególności przepisy prawa oraz orzeczenia m.in. trybunałów, sądów, Sądu Najwyższego oraz organów administracji publicznej, które zawiera SIP były aktualne tj. o obowiązującej treści oraz nie posiadały błędów merytorycznych.

Pytanie nr 9

Nadto Wykonawca wskazuje, iż jego zdaniem wysokość kar umownych przewidzianych w projekcie umowy jest wyższa niż standardowe poziomy stosowane na rynku przy umowach dotyczących tego typu przedmiotu świadczenia, w związku z czym Wykonawca wnosi o ich obniżenie o 1/3.

ODP. Zamawiający nie wyraża zgody.

Pytanie nr 10

Wykonawca zwraca się z pytaniem, czy Zamawiający zgodziłby się na wprowadzenie postanowienia ograniczającego odpowiedzialność Wykonawcy do wysokości wartości brutto Umowy.

Wiedzą powszechną jest bowiem, że nie istnieje oprogramowanie, które funkcjonowałoby bezbłędnie, a zwłaszcza współdziałało poprawnie z każdym oprogramowaniem i sprzętem dostępnym w sprzedaży. Powyższe stwierdzenie znajduje uzasadnienie w stosowanych przez wielu uznanych producentów oprogramowania wyłączeniach odpowiedzialności. Producenci ci, nie mogąc przewidzieć jak zachowa się ich produkt w warunkach sprzętowych, jak i środowisku komputerowym oferowanych przez jego nabywców, z uwagi również na częste zmiany, którym warunki te ulegają, z reguły wyłączają w ogóle swoją odpowiedzialność, w tym w szczególności za szkody wynikłe z jego wad, z rzadka oferując odpowiedzialność ograniczoną do wartości umowy lub wręcz jej części.

W celu realizacji ww. postulatu Wykonawca proponuje dodanie do projektu umowy następującego postanowienia: „Łączna odpowiedzialność Wykonawcy z wszelkich możliwych tytułów, w tym w zakresie objętym umową powierzenia przetwarzania danych osobowych, ograniczona jest do wysokości wartości wynagrodzenia brutto za wykonanie przedmiotu Umowy”.

ODP. Zamawiający nie wyraża zgody.

Pytanie nr 11

Wykonawca wnosi o usunięcie z treści § 8 ust. 7 słów „i utraconych korzyści”, które wprowadzają nadmiernie restrykcyjne w porównaniu do standardów rynkowych reguły odpowiedzialności kontraktowej.

ODP. Zamawiający nie wyraża zgody.

Pytanie nr 12

Wykonawca zwraca się do Zamawiającego z pytaniem, czy ze względu na fakt, że do programów stanowiących przedmiot umowy Wykonawca stosuje standardowe powszechnie (dla wszystkich jego klientów niebędących konsumentami) OWU, Zamawiający zgodziłby się na dostarczenie mu i dołączenie takiego dokumentu do umowy jako załącznika do niej, z zastrzeżeniem, iż  w razie sprzeczności ww. dokumentu z treścią umowy pierwszeństwo miałaby umowa? W razie potrzeby Wykonawca jest gotowy dostarczyć taki dokument na ręce Zamawiającego do akceptacji jeszcze przed podpisaniem umowy.

Gdyby Zamawiający pozytywnie odniósł się do powyższego pytania, Wykonawca zwraca się z propozycją wprowadzenia do zawieranej przez strony umowy następującego postanowienia:  

„W sprawach nieuregulowanych umową stosuje się postanowienia Ogólnych Warunków Umowy pt. „…………………………………………………..” stanowiących załącznik do umowy. Zastrzega się jednocześnie, że  w razie sprzeczności pomiędzy postanowieniami ww. Ogólnych Warunków Umowy a postanowieniami umowy stosuje się postanowienia umowy”.

ODP. Zamawiający nie wyraża zgody.

Pytanie nr 13

W odniesieniu do § 3 ust. 17 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych trudno uznać za uzasadnione i możliwe do zastosowania postanowienie gwarantujące Zamawiającemu prawo do oczekiwania każdych dowolnych zmian w zakresie sposobu przetwarzania danych osobowych, nawet jeśli to przetwarzanie jest co do zasady realizowane przez Wykonawcę właściwie. Wykonawca wnosi zatem o zmianę treści ww. § 3 ust. 17 poprzez nadanie mu następującego brzmienia:

„Wykonawca jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawności jakości zabezpieczeń oraz sposobu ich przetwarzania, sporządzonych w wyniku audytu, o którym mowa w ust. 12, w zakresie w jakim audyt wykazał, iż Wykonawca przetwarza dane osobowe sprzecznie z przepisami prawa lub niniejszą Umową”.

ODP. Zamawiający wyraża zgodę  i zmienia treść § 3 ust. 17 na

 „Wykonawca jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawności jakości zabezpieczeń oraz sposobu ich przetwarzania, sporządzonych w wyniku audytu, o którym mowa w ust. 12, w zakresie w jakim audyt wykazał, iż Wykonawca przetwarza dane osobowe sprzecznie z przepisami prawa lub niniejszą Umową ”.

Pytanie nr 14

W odniesieniu do wymogów przewidzianych w § 3 ust. 10 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych: „W przypadku przetwarzania danych osobowych w systemach teleinformatycznych, dla których przyjęty został model przetwarzania w chmurze obliczeniowej lub z wykorzystaniem usług chmurowych, wykonawcę zobowiązuje się do wdrożenia technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa  z uwzględnieniem wymagań wynikających ze Standardów Cyberbezpieczeństwa Chmur Obliczeniowych oraz odpowiednio wymagań określonych w uchwale Nr 97 Rady Ministrów z dnia 11 września 2019 r. w sprawie inicjatywy „Wspólna Infrastruktura Informatyczna Państwa” (M. P. poz. 862, późn. zm.).”, Wykonawca wskazuje, że stosowane przez niego rozwiązania chmurowe, choć w pełni bezpieczne i odpowiadające powszechnie przyjętym standardom na rynku IT, nie spełniają w pełni ww. wymogów przewidzianych przez Zamawiającego w § 3 ust. 10. Wykonawca wnosi zatem o potwierdzenie, czy Zamawiający zaakceptuje i uzna za spełniający jego oczekiwania system spełniający wymagania wynikające ze Standardów Cyberbezpieczeństwa Chmur Obliczeniowych oraz odpowiednio wymagań określonych w uchwale Nr 97 Rady Ministrów z dnia 11 września 2019 r. w sprawie inicjatywy „Wspólna Infrastruktura Informatyczna Państwa” (M. P. poz. 862, późn. zm.) w szczególności załącznika nr 4 we wskazanym przez Wykonawcę zakresie? 

Przedmiotowy załącznik nr 4 ( SCCO) Wykonawca dołącza do niniejszego wniosku.

ODP. Zamawiający wyraża zgodę.

ZESTAW II

        Zamawiający – Instytut De Republica w związku z nadesłanymi w dniu 28.09.2023 r. wnioskami o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego nr 26/2023

udziela następujących wyjaśnień:

Zamawiający w załączniku OPZ SIP 2023 przedstawił minimalne wymagania systemu.

W związku z tym zwracamy się z pytaniem czy zostanie zaakceptowany SIP nie spełniający następujących wymagań:

Monitor Polski  

Komplet tekstów aktów ujednoliconych i ocenionych, co do obowiązywania, opublikowanych od 1 stycznia 1945 roku. 

Produkt oferowany posiada od Komplet tekstów aktów ujednoliconych i ocenionych, co do obowiązywania, opublikowanych 1960 r. 

ODP. Zamawiający wyraża zgodę i zmienia zapisy OPZ.

Publikacje powiązane z aktami prawnymi i orzecznictwem, w tym dostęp do plików pdf (lub równoważnych) umożliwiających sprawdzenie cytowań (np. numerację stron).

ODP. Zamawiający nie wyraża zgody.

Baza czasopism  

Dostęp do prasowych czasopism z zakresu prawa i administracji, aktualnie ukazujących się w Polsce, zawierających pełne teksty artykułów lub główne tezy (fragment artykułu), w tym dostęp do plików pdf (lub równoważnych) umożliwiających sprawdzenie cytowań (np. numerację stron).

ODP. Zamawiający nie wyraża zgody.

4.

1. Możliwość wyszukiwania aktów prawnych z wyborem takich parametrów jak:

• kategorie aktu (Dz.U. i M.P./prawo resortowe, prawo miejscowe/projekty ustaw),
• autor (organ wydający akt prawny);

2. Możliwość przeszukiwania także całości (lub w zakresie tylko jednej jednostki redakcyjnej) orzecznictwa oraz odrębnie komentarzy jak i aktów wykonawczych, ale także (w przypadku orzecznictwa) z segregowaniem wg sądu/organu

ODP. Zamawiający nie wyraża zgody.

Zamawiający przedłuża termin składania ofert do dnia 06.10.2023 godz.09.00.

W załączeniu SCCO

 Marcin  Łajca

 Koordynator BAF IDR

Składanie ofert:

warning Przedłużony termin składnia ofert do dnia 06/10/2023 do godziny 09:00

Oferty zawierające wszystkie wymagane załączniki należy złożyć do dnia 06/10/2023 do godziny 09:00:

• osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa) z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 26/2023 – Dostawa uprawnień dla dostępu do systemu informacji prawnej (zwanego dalej SIP) w trybie on-line przez Internet"
• poprzez przesyłkę pocztową lub kurierską na adres Instytut De Republica, Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 26/2023 – Dostawa uprawnień dla dostępu do systemu informacji prawnej (zwanego dalej SIP) w trybie on-line przez Internet"
• drogą elektroniczną na adres email , do wiadomości . W tytule prosimy o wpisanie "ZAPYTANIE OFERTOWE 26/2023 – Dostawa uprawnień dla dostępu do systemu informacji prawnej (zwanego dalej SIP) w trybie on-line przez Internet". Do wiadomości należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w zapytaniu.

Data publikacji: 22/09/2023, 17:32:05
Podmiot udostępniający: Instytut De Republica