Unieważnione

Instytut De Republica zaprasza do złożenia oferty.

Przedmiot zamówienia:

• Nocleg:

– 20 pokojów jednoosobowych dla 20 osób w dniach 12-14 października 2023 r.

 (2 noce) ze śniadaniami  (jeśli zaoferowane będą pokoje dwuosobowe to wyłącznie do wykorzystania jako jedynki);

• Sala konferencyjna dla 250 osób w dniu 13 października 2023 – cały dzień, sala wyposażona w rzutnik/projektor, ekran, internet, nagłośnienie, 2 mikrofony, wymagana obsługa techniczna – 1 osoba obecna w trakcie obrad na sali

• Usługi gastronomiczne

1. kolacja restauracyjna serwowana ( minimum 2 dania oraz napoje bezalkoholowe (woda, soki, kawa, herbata bez limitu) w dniu 12 października dla 20 osób;
2. uroczysta kolacja serwowana w dniu 13 października 2023 r. dla 60 osób w restauracji. Kolacja powinna składać się z przystawki, dania głównego oraz deseru (w wersji mięsnej oraz wegetariańskiej). Dodatkowo, na stołach 3 rodzaje przystawek (np. deska serów, sałatki, wędliny itp.). Do kolacji napoje bezalkoholowe (woda, soki, kawa, herbata) bez limitu oraz napoje uzgodnione z Zamawiającym (20 butelek wina białego półwytrawnego i 10 butelek wina czerwonego wytrawnego).
3.  przerwa kawowa w dniu 13 października 2023 r., w godz. 11.40 – 12.10, dla 200 osób obejmujący kawę, herbatę, wodę gazowaną i niegazowaną, soki, wybór ciast (min. 3 rodzaje),
4.  obiad w restauracji w dniu 13 października 2023 r., w godz. 14.00 – 15.20, dla 60 osób w opcji mięsnej i bezmięsnej składający się z zupy, dania głównego oraz deseru z napojami bezalkoholowymi (woda, soki, kawa, herbata) bez limitu;

• Dodatkowe informacje:

1. bezpłatny parking dla uczestników (gości hotelowych);
2. bezpłatny dostęp do Internetu;
3. lokalizacja obiektu, w którym będą świadczone usługi – w odległości nie większej niż 1000 m od odległość od Dworca Kolejowego przy ul. Szczebrzeskiej 11)); ( jest to kryterium oceny ofert)
4. standard hotelu minimum trzy gwiazdki;
5. hotel musi posiadać udogodnienia dla osób niepełnosprawnych
6. Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską;
7. liczba uczestników w zakresie noclegów, jak i posiłków może ulec zmianie i będzie potwierdzona do 09.10.2023 r.
8. prosimy o podanie warunków anulacji, zmniejszenia liczby uczestników, finalnego potwierdzenia liczby gości po terminie z pkt 2.3 g;
9. restauracja musi zapewniać salę na wyłączność gości/ dopuszczalna możliwość wydzielenia części restauracji;
10. restauracja zapewnia obsługę kelnerską, w tym podczas uroczystej kolacji uwzględnić serwowanie  wina;
11. wykonawca zapewnia elegancki wystrój sali, komplet obrusów, świece/lampiony oraz dekoracje kwiatowe.
12. jako jednostka budżetowa Instytut de Republica nie realizuje zaliczek. Płatność zostanie zrealizowana po wykonanej usłudze w ciągu do 21 dni po przedłożeniu prawidłowo wystawionej faktury.
13. Zamawiający zastrzega aby usługi hotelowe i gastronomiczne jako kluczowe zadania zamówienia były wykonywane osobiście przez Wykonawcę.
14. Oferta powinna obejmować wykonanie całości przedmiotu zamówienia, określonego w niniejszym Zapytaniu.
15. Zamówienie powinno być wykonane z uwzględnieniem wymagań w zakresie dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami oraz projektowania uniwersalnego, w szczególności z uwzględnieniem obowiązków wynikających z art. 6 Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (tj. Dz U z 2020 r. poz. 1062 ze zm.) 

• Miejsce wykonania zamówienia: Zamość

• Termin wykonania zamówienia lub czas trwania zamówienia: data rozpoczęcia: 12 października 2023, data zakończenia: 14 października 2023

Więcej informacji, w tym  m.in. warunki udziału w zapytaniu oraz kryteria oceny ofert znajdują się 

w załączonych dokumentach  – pliki poniżej !!!

Składanie ofert:

warning Upłynął termin składnia ofert (20/09/2023 do godziny 09:00)

Oferty zawierające wszystkie wymagane załączniki należy złożyć do dnia 20/09/2023 do godziny 09:00:

• osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa) z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 25/2023 – Usługa konferencyjna w dniach 12-14 października 2023 r. w Zamościu."
• poprzez przesyłkę pocztową lub kurierską na adres Instytut De Republica, Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 25/2023 – Usługa konferencyjna w dniach 12-14 października 2023 r. w Zamościu."
• drogą elektroniczną na adres email , do wiadomości . W tytule prosimy o wpisanie "ZAPYTANIE OFERTOWE 25/2023 – Usługa konferencyjna w dniach 12-14 października 2023 r. w Zamościu.". Do wiadomości należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w zapytaniu.

Data publikacji: 12/09/2023, 19:50:44
Podmiot udostępniający: Instytut De Republica