Rozstrzygnięte

Przedłużony termin

Instytut De Republica zaprasza do złożenia oferty.

Przedmiot zamówienia:

Usługa konferencyjna w dniach 12-14 października 2023 r. w Zamościu.

• Opis przedmiotu zamówienia:

• nocleg:

– 20 pokojów jednoosobowych dla 20 osób w dniach 12-14 października 2023 r.

 (2 noce) ze śniadaniami  (jeśli zaoferowane będą pokoje dwuosobowe to wyłącznie do wykorzystania jako jedynki);

• sala konferencyjna dla 250 osób w dniu 13 października 2023 – cały dzień, sala wyposażona w rzutnik/projektor, ekran, internet, nagłośnienie, 2 mikrofony, wymagana obsługa techniczna – 1 osoba obecna w trakcie obrad na sali;
• Usługi gastronomiczne

1. kolacja restauracyjna serwowana ( minimum 2 dania oraz napoje bezalkoholowe (woda, soki, kawa, herbata bez limitu) w dniu 12 października dla 20 osób;
2. uroczysta kolacja serwowana w dniu 13 października 2023 r. dla 60 osób w restauracji. Kolacja powinna składać się z przystawki, dania głównego oraz deseru (w wersji mięsnej oraz wegetariańskiej). Dodatkowo, na stołach 3 rodzaje przystawek (np. deska serów, sałatki, wędliny itp.). Do kolacji napoje bezalkoholowe (woda, soki, kawa, herbata) bez limitu oraz napoje uzgodnione z Zamawiającym (20 butelek wina białego półwytrawnego i 10 butelek wina czerwonego wytrawnego).
3. przerwa kawowa w dniu 13 października 2023 r., w godz. 11.40 – 12.10, dla 200 osób obejmujący kawę, herbatę, wodę gazowaną i niegazowaną, soki, wybór ciast (min. 3 rodzaje),
4. obiad w restauracji w dniu 13 października 2023 r., w godz. 14.00 – 15.20, dla 60 osób w opcji mięsnej i bezmięsnej składający się z zupy, dania głównego oraz deseru z napojami bezalkoholowymi (woda, soki, kawa, herbata) bez limitu;

Dodatkowe informacje:

• bezpłatny parking dla uczestników (gości hotelowych);
• bezpłatny dostęp do Internetu;
• lokalizacja obiektu, w którym będą świadczone usługi – w odległości nie większej niż 5000 m od odległość od Dworca Kolejowego przy ul. Szczebrzeskiej 11)); ( jest to kryterium oceny ofert)
• standard hotelu minimum trzy gwiazdki;
• hotel musi posiadać udogodnienia dla osób niepełnosprawnych
• Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską;
• liczba uczestników w zakresie noclegów, jak i posiłków może ulec zmianie i będzie potwierdzona do 09.10.2023 r.
• prosimy o podanie warunków anulacji, zmniejszenia liczby uczestników, finalnego potwierdzenia liczby gości po terminie wskazanym wyżej; 
• restauracja musi zapewniać salę na wyłączność gości/ dopuszczalna możliwość wydzielenia części restauracji;
• restauracja zapewnia obsługę kelnerską, w tym podczas uroczystej kolacji uwzględnić serwowanie  wina;
• wykonawca zapewnia elegancki wystrój sali, komplet obrusów, świece/lampiony oraz dekoracje kwiatowe.
• jako jednostka budżetowa Instytut de Republica nie realizuje zaliczek. Płatność zostanie zrealizowana po wykonanej usłudze w ciągu do 21 dni po przedłożeniu prawidłowo wystawionej faktury

• Zamawiający zastrzega aby usługi hotelowe i gastronomiczne jako kluczowe zadania zamówienia były wykonywane osobiście przez Wykonawcę.
• Oferta powinna obejmować wykonanie całości przedmiotu zamówienia, określonego w niniejszym Zapytaniu.
• Zamówienie powinno być wykonane z uwzględnieniem wymagań w zakresie dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami oraz projektowania uniwersalnego, w szczególności z uwzględnieniem obowiązków wynikających z art. 6 Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (tj. Dz U z 2020 r. poz. 1062 ze zm.)

Miejsce wykonania zamówienia: Zamość

Termin wykonania zamówienia lub czas trwania zamówienia: data rozpoczęcia: 12 października 2023, data zakończenia: 14 października 2023

Wadium:

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Warunki udziału w zapytaniu*:

1.  Warunkiem  udziału w zapytaniu jest dostępność usług i gotowość ich świadczenia na rzecz Instytutu de Republica zgodnie z treścią niniejszego zapytania ofertowego.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2)  posiadania wiedzy i doświadczenia;

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnym do wykonania zamówienia tj.

 Wykonawca dysponuje obiektem hotelarskim o standardzie odpowiadającym co najmniej kategorii *** zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r., poz. 2166 ze zm.), zlokalizowanym w Zamościu, który posiada odpowiednią do wykonania do zamówienia ilość pokoi dwuosobowych oraz  jednoosobowych lub łącznie jednoosobowych i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, wyposażonych w bezpłatny dostęp do Internetu oraz przystosowany jest do pracy biznesowej.

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawcy, w tym niezalegania z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy Wykonawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności  lub wstrzymania w całości wykonania decyzji właściwego organu;

5) wobec Wykonawcy nie została otwarta likwidacja lub ogłoszona upadłość, lub ogłoszono upadłość wraz z zawarciem układu zatwierdzonego prawomocnym postanowieniem sądu, który nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego.

6) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022 poz. 835)

3. Potwierdzeniem spełnienia warunków udziału w postępowaniu są oświadczenia w ramach Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

Ocena spełniania warunków udziału w zapytaniu zostanie dokonana zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”, na podstawie informacji zawartych w ofercie Wykonawcy.

Z treści załączonych dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnia ww. warunki na dzień złożenia oferty.

WIĘCEJ INFORMACJI W ZAŁĄCZONYCH DOKUMENTACH ( PLIKI PONIŻEJ) 

Zmiana treści nr 1 z dnia 25/09/2023:

                                                                                       Warszawa dnia 25.09.2023 r.

                                                                                WYKONAWCY

Dotyczy: zapytania ofertowego nr 27/2023 pn. Usługa konferencyjna w dniach 12-14 października 2023 r. w Zamościu.

Zamawiający – Instytut De Republica na skutek nagłych zmian organizacyjnych  wprowadza następujące zmiany w dokumentach zamówienia :

1. Zapytanie ofertowe

• Punkt 2.3. ppkt c Dodatkowe informacje otrzymuje brzmienie:

lokalizacja obiektu, w którym będą świadczone usługi – w odległości nie większej niż 5000 m od odległość od Dworca Kolejowego przy ul. Szczebrzeskiej 11));

 ( jest to kryterium oceny ofert)

Zmiana powyższa dotyczy również pkt.1.3 c załącznika nr 2 do umowy – Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia

• Punkt Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej  otrzymuje brzmienie:

Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów:

100% = 100 punktów

Cena  – 80%

będzie liczone wg wzoru:

Liczba punktów w kryterium cena = (cena najniższa/cena oferowana) * 0

Kryterium lokalizacji obiektu – 20% (mierzone na podstawie Google Maps, max 5000 m)

do 5000 m – 20 pkt,

Powyżej 5000 m – 0 pkt

Zamawiający dokona zsumowania punktów przyznanych za poszczególne kryteria wyboru.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów według zasady: 1 % wagi kryterium = 1 pkt.

• Punkt 8.5.c otrzymuje brzmienie odległość obiektu od Dworca Kolejowego w Zamościu – max 5000 m ;

II .Formularz ofertowy

Punkt II. Pozacenowe kryterium oceny ofert  otrzymuje brzmienie:

lokalizacja( odległość od Dworca Kolejowego w Zamościu ) i nazwa hotelu

…………; (max 5000 m).

Punkt 2 h) zamiast zapisu:

„nie zamierzam(y) powierzać niniejszego zamówienia podwykonawcom ,   całość zamówienia wykonamy siłami własnymi;”

wprowadza się zapis:

• nie zamierzam(y) powierzać niniejszego zamówienia podwykonawcom ,

           całość zamówienia wykonamy siłami własnymi 

• następujące części niniejszego

           zamówienia zamierzam(y) powierzyć podwykonawcom :

  (zaznaczyć właściwe)

W przypadku powierzenia usług noclegowych podwykonawcom , podwykonawca musi dysponować obiektem hotelarskim o standardzie odpowiadającym co najmniej kategorii *** zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r., poz. 2166 ze zm.), zlokalizowanym w Zamościu.

          Zamawiający w związku ze zmianami w dokumentach zamówienia przedłuża termin składania ofert do dnia 02.10.2023 r. godz.11.00.

                                                                        Marcin Łajca

                                                                Koordynator BAF

Składanie ofert:

warning Przedłużony termin składnia ofert do dnia 02/10/2023 do godziny 11:00

Oferty zawierające wszystkie wymagane załączniki należy złożyć do dnia 02/10/2023 do godziny 11:00:

• osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa) z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 27 /2023 – Usługa konferencyjna w dniach 12-14 października 2023 r. w Zamościu."
• poprzez przesyłkę pocztową lub kurierską na adres Instytut De Republica, Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 27 /2023 – Usługa konferencyjna w dniach 12-14 października 2023 r. w Zamościu."
• drogą elektroniczną na adres email , do wiadomości . W tytule prosimy o wpisanie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 27 /2023 – Usługa konferencyjna w dniach 12-14 października 2023 r. w Zamościu.". Do wiadomości należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w zapytaniu.

Data publikacji: 22/09/2023, 17:44:32
Podmiot udostępniający: Instytut De Republica