W trakcie
ZAPYTANIE OFERTOWE 19/2023 – USŁUGI FOTOGRAFOWANIA DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA W 2023 ROKU (zmienione)
Instytut De Republica zaprasza do złożenia oferty.
Przedmiot zamówienia:
USŁUGI FOTOGRAFOWANIA DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA W 2023 ROKU
Wymagania ogólne
- Zdjęcia powinny charakteryzować się wysoką jakością dokumentalną i artystyczną. Będą wykonywane w świetle naturalnym i sztucznym.
- Zdjęcia powinny być wykonane w technice cyfrowej i dostarczone zamawiającemu na nośniku elektronicznym w postaci plików .RAW, .TIFF oraz .JPEG lub innych po uzyskaniu zgody Zamawiającego, w rozmiarach nie mniejszych niż 4134px x 5906px, rozdzielczość minimum 600 ppi.
- Wykonawca zapewnia profesjonalny sprzęt fotograficzny niezbędny dla prawidłowej realizacji zamówienia.
CZĘŚĆ I.
Usługa fotografowania działalności statutowej IDR (reportaż fotograficzny wydarzeń naukowych)
Przedmiot zamówienia:
Dokumentacja fotograficzna (reportaż fotograficzny) wydarzeń naukowych
organizowanych przez Instytut De Republica w Warszawie w 2023 roku.
W ramach realizacji usługi Wykonawca zobowiązany jest do:
– wykonania i przesłania około 20 zdjęć w trakcie wydarzenia na media społecznościowe (przesłanie w przerwie wydarzenia);
– pozostałe zdjęcia – wykonania i przekazania Zamawiającemu około 200 zdjęć do końca dnia po wydarzeniu (tego samego dnia do godz. 23.00).
INNE WARUNKI ZAMÓWIENIA /CZĘŚĆ 1/
- Jeden dzień zdjęciowy (szacunkowe godziny: 9.00-17.00) to jeden dzień wydarzenia (Instytut De Republica planuje minimum 10 dni zdjęciowych).
- Miejsce wykonania usługi: miasta na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej.
- Z uwagi na realizowanie zamówienia dotyczącego wydarzeń, które nastąpią w przyszłości dokładne miejsca i terminy wykonania zamówienia nie są znane.
- O dokładnym miejscu, terminie i długości (ilość dni) wydarzenia, Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej w terminie 7 dni przed datą wydarzenia.
- O wszelkich zmianach lub odwołaniu wydarzenia Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej w terminie 3 dni przed datą wydarzenia. Z tego tytułu Wykonawcy nie będzie przysługiwało odszkodowanie.
- Instytut De Republica nie zwraca kosztów zakwaterowania i wyżywienia podczas wykonywania zlecenia.
- Zamawiający zwraca Wykonawcy koszty dojazdu z siedziby Wykonawcy do miejsca realizacji usługi, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2302), w oparciu o złożone Zamawiającemu przez Wykonawcę oświadczenie, zawierające informację o kosztach przejazdu, środkach komunikacji i ew. dołączonych dokumentach potwierdzających poniesione wydatki stanowiące koszty podróży.
CZĘŚĆ II.
Usługa fotografowania działalności statutowej IDR (fotografia produktowa publikacji Wydawnictwa Instytutu De Republica)
Przedmiot zamówienia:
Wykonanie dokumentacji fotograficznej publikacji naukowych wydanych przez Wydawnictwo Instytutu De Republica w Warszawie. W ramach realizacji usługi Wykonawca zobowiązany jest: wykonać i przesłać do Zamawiającego około 20-25 ujęć zdjęć danej publikacji (kadry uzgodnione z Instytutem De Republica);
Jedna sesja zdjęciowa publikacji to 20-25 finalnych zdjęć (Instytut De Republica planuje minimum 40 sesji zdjęciowych);
Miejscem wykonania usługi jest atelier Wykonawcy;
Termin wykonania każdej usługi będzie uzgadniany na bieżąco z Instytutem De Republica;
Termin realizacji zamówienia wynosi maksymalnie 5 dni kalendarzowych od przekazania publikacji przez Instytut De Republica;
Przekazanie i zwrot publikacji odbędzie się w siedzibie Instytutu De Republica;
Instytut De Republica nie zwraca kosztów dojazdu, zakwaterowania i wyżywienia podczas wykonywania zlecenia.
Inne warunki zamówienia (dotyczy wszystkich części zamówienia):
- Ofertę można złożyć na całość zamówienia lub na poszczególne części, nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
- Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. W tym przypadku Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę, w ofercie, części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podania nazw ewentualnych podwykonawców.
Miejsce wykonania zamówienia: miasta na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej.
Termin wykonania zamówienia lub czas trwania zamówienia: do 31 grudnia 2023 roku
Wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
Warunki udziału w zapytaniu:
1. Warunkiem udziału w zapytaniu jest dostępność usług i gotowość ich świadczenia na rzecz Instytutu De Republica zgodnie z punktem 2 niniejszego zapytania ofertowego.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
2) posiadania wiedzy i doświadczenia tj.
Dla części I
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy
– w tym okresie, wykonanie co najmniej 3 reportaży fotograficznych wydarzeń naukowych (np. konferencji naukowych, debat naukowych czy spotkań autorskich);
W celu potwierdzenia spełniania tego warunku Wykonawca zobowiązany jest załączyć dokumenty potwierdzające, że wykonane usługi spełniają warunek, oraz że zostały wykonane należycie (referencje) – oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną.
Dla części II
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy
– w tym okresie, wykonanie co najmniej 3 dokumentacji fotograficznych (fotografii produktowej).
W celu potwierdzenia spełniania tego warunku Wykonawca zobowiązany jest załączyć dokumenty potwierdzające, że wykonane usługi spełniają warunek, oraz że zostały wykonane należycie (referencje) – oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną.
3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnym do wykonania zamówienia;
4) sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawcy, w tym niezalegania z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy Wykonawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymania w całości wykonania decyzji właściwego organu;
5) wobec Wykonawcy nie została otwarta likwidacja lub ogłoszona upadłość, lub ogłoszono upadłość wraz z zawarciem układu zatwierdzonego prawomocnym postanowieniem sądu, który nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego.
6) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022 poz. 835)
Potwierdzeniem spełnienia warunków udziału w postępowaniu są oświadczenia w ramach Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego wraz z wykazem usług i referencjami (załącznik 1a do Zapytania ofertowego) .
Ocena spełniania warunków udziału w zapytaniu zostanie dokonana zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”, na podstawie informacji zawartych w ofercie Wykonawcy.
Z treści załączonych dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnia ww. warunki na dzień złożenia oferty.
Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej:
Przy wyborze oferty najkorzystniejszej w każdej części Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:
Nr |
Kryterium wyboru |
Waga |
1. |
Cena |
60 % |
2. |
Jakość zdjęć |
40% |
Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów:
100% = 100 punktów
Cena – 60%
będzie liczone wg wzoru:
Liczba punktów w kryterium cena = (cena najniższa/cena oferowana) * 60
Jakość zdjęć – 40%
Wykonawca dołączy do oferty próbkę – po 20 sztuk wykonanych przez siebie zdjęć, o tematyce zgodnej z przedmiotem zamówienia, stosownie do każdej części na którą składana jest oferta.
WIĘCEJ INFORMACJI W ZAŁĄCZONYCH PLIKACH DO POBRANIA
WIĘCEJ INFORMACJI W ZAŁĄCZONYCH PLIKACH DO POBRANIA
Zmiana treści nr 1:
Warszawa, 29 maja 2023 r.
Wszyscy Wykonawcy
Wyjaśnienia i zmiana treści Zapytania Ofertowego
Dotyczy: Zapytania ofertowego nr 19/2023 pn. USŁUGI FOTOGRAFOWANIA DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA W 2023 ROKU
W związku z zapytaniami Wykonawców zamawiający udziela następujących wyjaśnień oraz wprowadza następujące zmiany do treści Zapytania ofertowego:
PYTANIA
- Czy oczekują Państwo obróbki graficznej zdjęć z wydarzeń (200 zdjęć przesłanych do końca dnia po wydarzeniu)?
ODPOWIEDŹ: Tak, Zamawiający oczekuje obróbki graficznej finalnych zdjęć.
- Czy można ocenić choćby orientacyjnie jaka część z planowanych minimum 10 dni wydarzeń odbędzie się w Warszawie, a jaka w innych miastach? Czy można podać orientacyjnie jakie to mogą być miasta (w jak dużej odległości od Warszawy)?
ODPOWIEDŹ: Zamawiający na tę chwilę nie może podać miast, w których odbędą się wydarzenia.
- Czy oczekują Państwo obróbki graficznej zdjęć produktowych (20-25 zdjęć)?
ODPOWIEDŹ: Tak, Zamawiający oczekuje obróbki graficznej zdjęć produktowych.
- Jeśli dla obu części oczekują Państwo obróbki, to czy informacja o tym trafi do wszystkich podmiotów składających oferty? Brak tej informacji w zapytaniu może spowodować brak możliwości rzeczywistego porównania ofert, które raz mogą obróbkę uwzględniać, a innym razem nie.
ODPOWIEDŹ: Tak, informacja zostanie opublikowania na stronie BIP zamawiającego.
- Jeśli chodzi o wykazanie wykonania reportaży z wydarzeń naukowych, czy zaakceptujecie Państwo wydarzenia kulturalne (organizowane np. przez teatry lub inne publiczne instytucje związane z kulturą) oraz konferencje organizowane przez podmioty nienaukowe, ale z tematyką na styku nauki, przemysłu, usług, itp.?
ODPOWIEDŹ: Tak, Zamawiający akceptuje wykonanie reportaży z wydarzeń kulturalnych.
- Czy w sytuacji, gdy fotografowałem wydarzenie jako podwykonawca, wystarczą referencje od oficjalnego wykonawcy (mojego zleceniodawcy), czy powinienem dotrzeć do organizatora wydarzenia?
ODPOWIEDŹ: Zamawiający akceptuje referencje od zleceniodawcy.
- Jeśli chodzi o wykazanie doświadczenia, czy 3 reportaże i 3 dokumentacje produktowe i dotyczące ich referencje oznaczają po 3 różne zlecenia (i referencje) od różnych podmiotów (dla każdej części zapytania ofertowego), czy też mogą to być 3 różne zlecenia (i referencje) od tego samego podmiotu?
ODPOWIEDŹ: Zamawiający na potwierdzenie warunku udziału w postepowaniu uzna 3 różne zlecenia i referencje od tego samego podmiotu.
- Wskazanie podobnych realizacji z ostatnich 3 lat – czy tu dopuszczacie aby sięgnąć do portfolio trochę głębiej i pokazać realizacje z np. 2017 roku? czy ten warunek jest „sztywny” i konieczny?
ODPOWIEDŹ: Zamawiający wskazał z jakiego okresu powinny pochodzić realizacje.
- Referencje – rozumiem, że interesują Was referencje dot. tych wskazanych przykładowych realizacji? czy gdyby nie udało się uzyskać ich do jutra, można będzie je podesłać w późniejszym terminie?
ODPOWIEDŹ: Referencje powinny być dostarczone w terminie wskazanym przez Zamawiającego tj. do 31 maja 2023 r. do godz. 10.00.
- Czy podesłane pliki przykładowych realizacji mogą być plikami poglądowymi? ( nie w pełnej rozdzielczości i zawierające znak wodny) ?
ODPOWIEDŹ: Tak, Zamawiający dopuszcza otrzymanie plików poglądowych.
- Jeśli złożymy ofertę, złożymy ją z zamiarem wykonania całości samodzielnie natomiast z racji, że nie mamy terminów Waszych Wydarzeń, może się zdarzyć, że któregoś dnia nie będę mógł być osobiście i na taką sytuację chciałbym wskazać 2 osoby, które ewentualnie mogłyby mnie zastąpić. W oświadczeniach Formularza Ofertowego pytacie o zamiar korzystania z podwykonawców. I tu pytanie czy jeśli zamierzam działać samodzielnie ale nie wykluczam przypadków losowych, w których będę zmuszony wspierać się inną osobą – w tym punkcie mam ich wpisać? Czy zaznaczam tam, że nie zamierzam korzystać z podwykonawców, a informacje o ewentualnym zastępstwie mogę zamieścić gdzie indziej? Mam 2 Fotografów, z którymi często współpracuję i właśnie te konkretne osoby chciałbym wskazać. (chodzi tylko o fotoreportaże z Konferencji czyli cz. 1 zamówienia )
ODPOWIEDŹ: W złożonej ofercie należy wskazać zastępstwo (załącznik dot. podwykonawców)
WYJAŚNENIA
W związku z wątpliwościami Wykonawców , Zamawiający informuje, że wykaz usług oraz referencje składane wraz z ofertą można przesyłać drogą elektroniczną jako zeskanowane dokumenty.
Termin składania ofert 31 maja 2023 r. godz. 10
Składanie ofert:
Upłynął termin składnia ofert (31/05/2023 do godziny 10:00)
Oferty zawierające wszystkie wymagane załączniki należy złożyć do dnia 31/05/2023 do godziny 10:00:
- osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (ul. Belwederska 23 lok.1, 00-761 Warszawa) z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 19/2023 – USŁUGI FOTOGRAFOWANIA DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA W 2023 ROKU"
- poprzez przesyłkę pocztową lub kurierską na adres Instytut De Republica, ul. Belwederska 23 lok.1, 00-761 Warszawa z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 19/2023 – USŁUGI FOTOGRAFOWANIA DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA W 2023 ROKU"
- drogą elektroniczną na adres email , do wiadomości . W tytule prosimy o wpisanie "ZAPYTANIE OFERTOWE 19/2023 – USŁUGI FOTOGRAFOWANIA DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA W 2023 ROKU". Do wiadomości należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w zapytaniu.
Data publikacji: 23/05/2023, 18:39:05
Podmiot udostępniający: Instytut De Republica