W trakcie

Instytut De Republica zaprasza do złożenia oferty.

Przedmiot zamówienia:

USŁUGI FOTOGRAFOWANIA DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA W 2023 ROKU

Wymagania ogólne

• Zdjęcia powinny charakteryzować się wysoką jakością dokumentalną i artystyczną. Będą wykonywane w świetle naturalnym i sztucznym.

• Zdjęcia powinny być wykonane w technice cyfrowej i dostarczone zamawiającemu na nośniku elektronicznym w postaci plików .RAW, .TIFF oraz .JPEG lub innych po uzyskaniu zgody Zamawiającego, w rozmiarach nie mniejszych niż 4134px x 5906px, rozdzielczość minimum 600 ppi.
• Wykonawca zapewnia profesjonalny sprzęt fotograficzny niezbędny dla prawidłowej realizacji zamówienia.

CZĘŚĆ I.

Usługa fotografowania działalności statutowej IDR (reportaż fotograficzny wydarzeń naukowych)

Przedmiot zamówienia:

Dokumentacja fotograficzna (reportaż fotograficzny) wydarzeń naukowych  

organizowanych przez Instytut De Republica w Warszawie w 2023 roku.

W ramach realizacji usługi Wykonawca zobowiązany jest do:

– wykonania i przesłania około 20 zdjęć w trakcie wydarzenia na media społecznościowe (przesłanie w przerwie wydarzenia);

– pozostałe zdjęcia – wykonania i przekazania Zamawiającemu około 200 zdjęć do końca dnia po wydarzeniu (tego samego dnia do godz. 23.00).

INNE WARUNKI ZAMÓWIENIA /CZĘŚĆ  1/

• Jeden dzień zdjęciowy (szacunkowe godziny: 9.00-17.00) to jeden dzień wydarzenia (Instytut De Republica planuje minimum 10 dni zdjęciowych).
• Miejsce wykonania usługi: miasta na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej.
• Z uwagi na realizowanie zamówienia dotyczącego wydarzeń, które nastąpią w przyszłości dokładne miejsca i terminy wykonania zamówienia nie są znane.
• O dokładnym miejscu, terminie i długości (ilość dni) wydarzenia, Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej w terminie 7 dni przed datą wydarzenia.  
• O wszelkich zmianach lub odwołaniu wydarzenia Wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej w terminie 3 dni przed datą wydarzenia. Z tego tytułu Wykonawcy nie będzie przysługiwało odszkodowanie.
• Instytut De Republica nie zwraca kosztów zakwaterowania i wyżywienia podczas wykonywania zlecenia.
• Zamawiający zwraca Wykonawcy koszty dojazdu z siedziby Wykonawcy do miejsca realizacji usługi, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2302), w oparciu o złożone Zamawiającemu przez Wykonawcę oświadczenie, zawierające informację o kosztach przejazdu, środkach komunikacji i ew. dołączonych dokumentach potwierdzających poniesione wydatki stanowiące koszty podróży.

CZĘŚĆ II.

Usługa fotografowania działalności statutowej IDR (fotografia produktowa publikacji Wydawnictwa Instytutu De Republica)

Przedmiot zamówienia:

Wykonanie dokumentacji fotograficznej publikacji naukowych wydanych przez Wydawnictwo Instytutu De Republica w Warszawie. W ramach realizacji usługi Wykonawca zobowiązany jest: wykonać i przesłać do Zamawiającego około 20-25 ujęć zdjęć danej publikacji (kadry uzgodnione z Instytutem De Republica);

Jedna sesja zdjęciowa publikacji to 20-25 finalnych zdjęć (Instytut De Republica planuje minimum 40 sesji zdjęciowych);

Miejscem wykonania usługi jest atelier Wykonawcy;

Termin wykonania każdej usługi będzie uzgadniany na bieżąco z Instytutem De Republica;

Termin realizacji zamówienia wynosi maksymalnie 5 dni kalendarzowych od przekazania publikacji przez Instytut De Republica;

Przekazanie i zwrot publikacji odbędzie się w siedzibie Instytutu De Republica;

Instytut De Republica nie zwraca kosztów dojazdu, zakwaterowania i wyżywienia podczas wykonywania zlecenia.

Inne warunki zamówienia (dotyczy wszystkich części zamówienia):

• Ofertę można złożyć na całość zamówienia lub na poszczególne części, nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
• Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. W tym przypadku Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę, w ofercie, części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podania nazw ewentualnych podwykonawców.

Miejsce wykonania zamówienia: miasta na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej.

Termin wykonania zamówienia lub czas trwania zamówienia: do 31 grudnia 2023 roku

Wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Warunki udziału w zapytaniu:

1. Warunkiem udziału w zapytaniu jest dostępność usług i gotowość ich świadczenia na rzecz Instytutu De Republica zgodnie z punktem 2 niniejszego zapytania ofertowego.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2)  posiadania wiedzy i doświadczenia tj.

Dla części I

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy

– w tym okresie, wykonanie co najmniej 3 reportaży fotograficznych wydarzeń naukowych (np. konferencji naukowych, debat naukowych czy spotkań autorskich);

W celu potwierdzenia spełniania tego warunku Wykonawca zobowiązany jest załączyć dokumenty potwierdzające, że wykonane usługi spełniają warunek, oraz że zostały wykonane należycie (referencje) – oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną.

Dla części II

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy

– w tym okresie, wykonanie co najmniej 3 dokumentacji fotograficznych (fotografii produktowej).

W celu potwierdzenia spełniania tego warunku Wykonawca zobowiązany jest załączyć dokumenty potwierdzające, że wykonane usługi spełniają warunek, oraz że zostały wykonane należycie (referencje) – oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną.

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnym do wykonania zamówienia;

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawcy, w tym niezalegania z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy Wykonawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności  lub wstrzymania w całości wykonania decyzji właściwego organu;

5) wobec Wykonawcy nie została otwarta likwidacja lub ogłoszona upadłość, lub ogłoszono upadłość wraz z zawarciem układu zatwierdzonego prawomocnym postanowieniem sądu, który nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego.

6) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022 poz. 835)

Potwierdzeniem spełnienia warunków udziału w postępowaniu są oświadczenia w ramach Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego wraz z wykazem usług i referencjami (załącznik 1a do Zapytania ofertowego) .

Ocena spełniania warunków udziału w zapytaniu zostanie dokonana zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”, na podstawie informacji zawartych w ofercie Wykonawcy.

Z treści załączonych dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnia ww. warunki na dzień złożenia oferty.

Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej:

Przy wyborze oferty najkorzystniejszej w każdej części Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów:

100% = 100 punktów

Cena – 60%

będzie liczone wg wzoru:

Liczba punktów w kryterium cena = (cena najniższa/cena oferowana) * 60

Jakość zdjęć – 40%

Wykonawca dołączy do oferty próbkę – po 20 sztuk wykonanych przez siebie zdjęć, o tematyce zgodnej z przedmiotem zamówienia, stosownie do każdej części na którą składana jest oferta.

WIĘCEJ  INFORMACJI  W ZAŁĄCZONYCH PLIKACH DO POBRANIA 

WIĘCEJ  INFORMACJI  W ZAŁĄCZONYCH PLIKACH DO POBRANIA 

Zmiana treści nr 1:

Warszawa, 29 maja 2023 r.

Wszyscy Wykonawcy

Wyjaśnienia i zmiana treści Zapytania Ofertowego

Dotyczy: Zapytania ofertowego nr 19/2023 pn. USŁUGI FOTOGRAFOWANIA DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA W 2023 ROKU

W związku z zapytaniami Wykonawców zamawiający udziela następujących wyjaśnień oraz wprowadza następujące zmiany do treści Zapytania ofertowego:

PYTANIA

1. Czy oczekują Państwo obróbki graficznej zdjęć z wydarzeń (200 zdjęć przesłanych do końca dnia po wydarzeniu)?

ODPOWIEDŹ: Tak, Zamawiający oczekuje obróbki graficznej finalnych zdjęć.

2. Czy można ocenić choćby orientacyjnie jaka część z planowanych minimum 10 dni wydarzeń odbędzie się w Warszawie, a jaka w innych miastach? Czy można podać orientacyjnie jakie to mogą być miasta (w jak dużej odległości od Warszawy)?

ODPOWIEDŹ: Zamawiający na tę chwilę nie może podać miast, w których odbędą się wydarzenia.

3. Czy oczekują Państwo obróbki graficznej zdjęć produktowych (20-25 zdjęć)?

ODPOWIEDŹ: Tak, Zamawiający oczekuje obróbki graficznej zdjęć produktowych.

4. Jeśli dla obu części oczekują Państwo obróbki, to czy informacja o tym trafi do wszystkich podmiotów składających oferty? Brak tej informacji w zapytaniu może spowodować brak możliwości rzeczywistego porównania ofert, które raz mogą obróbkę uwzględniać, a innym razem nie.

ODPOWIEDŹ: Tak, informacja zostanie opublikowania na stronie BIP zamawiającego.

5. Jeśli chodzi o wykazanie wykonania reportaży z wydarzeń naukowych, czy zaakceptujecie Państwo wydarzenia kulturalne (organizowane np. przez teatry lub inne publiczne instytucje związane z kulturą) oraz konferencje organizowane przez podmioty nienaukowe, ale z tematyką na styku nauki, przemysłu, usług, itp.?

ODPOWIEDŹ: Tak, Zamawiający akceptuje wykonanie reportaży z wydarzeń kulturalnych.

6. Czy w sytuacji, gdy fotografowałem wydarzenie jako podwykonawca, wystarczą referencje od oficjalnego wykonawcy (mojego zleceniodawcy), czy powinienem dotrzeć do organizatora wydarzenia?

ODPOWIEDŹ: Zamawiający akceptuje referencje od zleceniodawcy.

7. Jeśli chodzi o wykazanie doświadczenia, czy 3 reportaże i 3 dokumentacje produktowe i dotyczące ich referencje oznaczają po 3 różne zlecenia (i referencje) od różnych podmiotów (dla każdej części zapytania ofertowego), czy też mogą to być 3 różne zlecenia (i referencje) od tego samego podmiotu?

ODPOWIEDŹ: Zamawiający na potwierdzenie warunku udziału w postepowaniu uzna 3 różne zlecenia i referencje od tego samego podmiotu.

8. Wskazanie podobnych realizacji z ostatnich 3 lat – czy tu dopuszczacie aby sięgnąć do portfolio trochę głębiej i pokazać realizacje z np. 2017 roku? czy ten warunek jest „sztywny” i konieczny?

ODPOWIEDŹ: Zamawiający wskazał z jakiego okresu powinny pochodzić realizacje.

9. Referencje – rozumiem, że interesują Was referencje dot. tych wskazanych przykładowych realizacji? czy gdyby nie udało się uzyskać ich do jutra, można będzie je podesłać w późniejszym terminie?

ODPOWIEDŹ: Referencje powinny być dostarczone w terminie wskazanym przez Zamawiającego tj. do 31 maja 2023 r. do godz. 10.00.

10. Czy podesłane pliki przykładowych realizacji mogą być plikami poglądowymi? ( nie w pełnej rozdzielczości i zawierające znak wodny) ?

ODPOWIEDŹ: Tak, Zamawiający dopuszcza otrzymanie plików poglądowych.

11. Jeśli złożymy ofertę, złożymy ją z zamiarem wykonania całości samodzielnie natomiast z racji, że nie mamy terminów Waszych Wydarzeń, może się zdarzyć, że któregoś dnia nie będę mógł być osobiście i na taką sytuację chciałbym wskazać 2 osoby, które ewentualnie mogłyby mnie zastąpić. W oświadczeniach Formularza Ofertowego pytacie o zamiar korzystania z podwykonawców. I tu pytanie czy jeśli zamierzam działać samodzielnie ale nie wykluczam przypadków losowych, w których będę zmuszony wspierać się inną osobą – w tym punkcie mam ich wpisać? Czy zaznaczam tam, że nie zamierzam korzystać z podwykonawców, a informacje o ewentualnym zastępstwie mogę zamieścić gdzie indziej? Mam 2 Fotografów, z którymi często współpracuję i  właśnie te konkretne osoby chciałbym wskazać. (chodzi tylko o fotoreportaże z Konferencji czyli cz. 1 zamówienia )

ODPOWIEDŹ: W złożonej ofercie należy wskazać zastępstwo (załącznik dot. podwykonawców)

WYJAŚNENIA

W związku z wątpliwościami Wykonawców , Zamawiający informuje, że wykaz usług oraz referencje składane wraz z ofertą  można przesyłać drogą elektroniczną jako zeskanowane dokumenty.   

Termin składania ofert 31 maja 2023 r. godz. 10

Składanie ofert:

warning Upłynął termin składnia ofert (31/05/2023 do godziny 10:00)

Oferty zawierające wszystkie wymagane załączniki należy złożyć do dnia 31/05/2023 do godziny 10:00:

• osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (ul. Belwederska 23 lok.1, 00-761 Warszawa) z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 19/2023 – USŁUGI FOTOGRAFOWANIA DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA W 2023 ROKU"
• poprzez przesyłkę pocztową lub kurierską na adres Instytut De Republica, ul. Belwederska 23 lok.1, 00-761 Warszawa z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE 19/2023 – USŁUGI FOTOGRAFOWANIA DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA W 2023 ROKU"
• drogą elektroniczną na adres email , do wiadomości . W tytule prosimy o wpisanie "ZAPYTANIE OFERTOWE 19/2023 – USŁUGI FOTOGRAFOWANIA DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ INSTYTUTU DE REPUBLICA W 2023 ROKU". Do wiadomości należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w zapytaniu.

Data publikacji: 23/05/2023, 18:39:05
Podmiot udostępniający: Instytut De Republica