Rozstrzygnięte

Instytut De Republica zaprasza do złożenia oferty.

Przedmiot zamówienia:

Usługa hotelowo-gastronomiczno-konferencyjna w dniach 31 lipca – 6 sierpnia 2023 r. (organizacja szkoły letniej w ramach programu stypendialnego Joseph Conrad Fellowship)

Opis przedmiotu zamówienia:

a) nocleg:

– 13 pokojów dwuosobowych dla 26 osób w dniach 31 lipca – 6 sierpnia 2023 r. (6 dób)
ze śniadaniami;

– 8 pokojów jednoosobowych dla 8 osób w dniach 31 lipca – 6 sierpnia 2023 r. (6 dób)
ze śniadaniami;

– 1 pokój jednoosobowy dla 1 osoby w dniach 1-2 sierpnia 2023 r. (1 doba) ze śniadaniem;

– 1 pokój jednoosobowy dla 1 osoby w dniach 2-3 sierpnia 2023 r. (1 doba) ze śniadaniem;

– 1 pokój jednoosobowy dla 1 osoby w dniach 3-4 sierpnia 2023 r. (1 doba) ze śniadaniem;

– 1 pokój jednoosobowy dla 1 osoby w dniach 4-5 sierpnia 2023 r. (1 doba) ze śniadaniem;

– 1 pokój jednoosobowy dla 1 osoby w dniach 5-6 sierpnia 2023 r. (1 doba) ze śniadaniem.

(ostateczna liczba uczestników i rozłożenia w pokojach – do potwierdzenia)

b) udostępnienie 4 sal warsztatowych wyposażonych minimum w ekran, rzutnik, flipchart, codziennie w dniach 1-5 sierpnia 2022 r. dla 7-8 osób każda (w ciągu dnia – godziny
do potwierdzenia) oraz sali dla 35 osób (wieczorem – godziny do potwierdzenia).

c) 5 przerw kawowych podczas trwania warsztatów (herbata, kawa, sok, woda, kruche ciasteczka) w dniach 1-5 sierpnia 2022 r. dla 35 osób (godziny do potwierdzenia);

d) 5 obiadów serwowanych (zupa, danie główne, deser, napoje) w dniach 1-5 sierpnia 2022 r. dla 35 osób – godziny do potwierdzenia;

e) 6 kolacji (zupa, danie główne, deser, napoje) w dniach 1-4 sierpnia 2022 r. dla 35 osób
– godziny do potwierdzenia;

f)  5 zestawów przystawek w trakcie wieczornego panelu dyskusyjnego (woda, sok, słone przekąski – 2 szt./os., około 7 butelek wina wytrawnego – każda kolejna butelka według stanu spożycia) w dniach 1-5 sierpnia 2022 r. dla 35 osób (wieczorem – godziny
do potwierdzenia).

Dodatkowe informacje i wymagania:

1. bezpłatny parking dla uczestników (gości hotelowych);
2. bezpłatny dostęp do Internetu;
3. lokalizacja obiektu, w którym będą świadczone usługi – w odległości nie większej niż
   1000 m od terenów zielonych (las, park miejski, skwer); ( jest to kryterium oceny ofert)
4. standard hotelu minimum trzy gwiazdki;
5. Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską;
6. szczegółowe menu każdej z usług gastronomicznych zostanie ustalone z Zamawiającym do ok. 25 lipca 2023 r.
7. liczba uczestników w zakresie noclegów, jak i posiłków może ulec zmianie i będzie potwierdzona do ok. 30 czerwca 2023 r.;
8. w ofercie prosimy o podanie warunków bezkosztowej anulacji, modyfikacji liczby uczestników, finalnego potwierdzenia liczby gości; ( jest to kryterium oceny ofert)
9. jako jednostka budżetowa Instytut de Republica nie realizuje zaliczek. Płatność zostanie zrealizowana po wykonanej usłudze w ciągu do 21 dni po przedłożeniu prawidłowo wystawionej faktury.

Zamawiający zastrzega aby usługi hotelowe i gastronomiczne jako kluczowe zadania zamówienia były wykonywane osobiście przez Wykonawcę.

Oferta powinna obejmować wykonanie całości przedmiotu zamówienia, określonego
w niniejszym Zapytaniu.

Zamówienie powinno być wykonane z uwzględnieniem wymagań w zakresie dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami oraz projektowania uniwersalnego, w szczególności z uwzględnieniem obowiązków wynikających z art. 6 Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (tj. Dz U z 2020 r. poz. 1062 ze zm.)

Miejsce wykonania zamówienia: miejscowość w odległości do 40 km od granic Warszawy

Termin wykonania zamówienia lub czas trwania zamówienia:

data rozpoczęcia 31 lipca 2023 r., data zakończenia 6 sierpnia 2023 r.

Wadium:

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Warunki udziału w zapytaniu*:

1.  Warunkiem  udziału w zapytaniu jest dostępność usług i gotowość ich świadczenia
na rzecz Instytutu de Republica zgodnie z punktem 2.2 i 2.3  niniejszego zapytania ofertowego.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

2)  posiadania wiedzy i doświadczenia;

3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnym do wykonania zamówienia tj. Wykonawca dysponuje obiektem hotelarskim o standardzie odpowiadającym co najmniej kategorii „3 gwiazdki” zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy
z dnia z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których
są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r., poz. 2166 ze zm.), zlokalizowanym
w odległości do 40 km od granic  Warszawy, który posiada odpowiednią do wykonania
do zamówienia ilość pokoi dwuosobowych oraz  jednoosobowych lub łącznie jednoosobowych i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, wyposażonych w bezpłatny dostęp
do Internetu oraz przystosowanym do pracy biznesowej.

4) sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawcy, w tym niezalegania z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy Wykonawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności  lub wstrzymania w całości wykonania decyzji właściwego organu;

5) wobec Wykonawcy nie została otwarta likwidacja lub ogłoszona upadłość, lub ogłoszono upadłość wraz z zawarciem układu zatwierdzonego prawomocnym postanowieniem sądu, który nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego.

6) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r.                           o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022 poz. 835)

3. Potwierdzeniem spełnienia warunków udziału w postępowaniu są oświadczenia w ramach Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

Ocena spełniania warunków udziału w zapytaniu zostanie dokonana zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”, na podstawie informacji zawartych w ofercie Wykonawcy.

Z treści załączonych dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnia
ww. warunki na dzień złożenia oferty.

Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej :

Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów:

100% = 100 punktów

Cena  – 70%

będzie liczone wg wzoru:

Liczba punktów w kryterium cena = (cena najniższa/cena oferowana) * 60

Termin bez kosztowej anulacji, modyfikacji liczby uczestników, finalnego potwierdzenia liczby gości  – 20%

Do 30 dni przed rozpoczęciem usługi  – 0 pkt

Poniżej 30 dni do 20 dni –  5 pkt

Poniżej 20 dni do 10 dni –  10 pkt

Poniżej 10 dni – 20 pkt

Kryterium lokalizacji obiektu – 10% (odległość od terenów zielonych – mierzone
na podstawie Google Maps, max.1000 m)

do 400 m – 10 pkt,

401 m –  800 m – 5 pkt

801m – 1000 m – 2 pkt

Powyżej 1000 m – 0 pkt

Zamawiający dokona zsumowania punktów przyznanych za poszczególne kryteria wyboru.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów według zasady: 1 % wagi kryterium = 1 pkt.

WIĘCEJ INFORMACJI W ZAŁĄCZONYCH PLIKACH (PONIŻEJ) 

Składanie ofert:

warning Upłynął termin składnia ofert (16/05/2023 do godziny 10:00)

Oferty zawierające wszystkie wymagane załączniki należy złożyć do dnia 16/05/2023 do godziny 10:00:

• osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa) z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 15/2023 – Usługa hotelowo-gastronomiczno-konferencyjna w dniach 31 lipca – 6 sierpnia 2023 r. (organizacja szkoły letniej w ramach programu stypendialnego Joseph Conrad Fellowship)"
• poprzez przesyłkę pocztową lub kurierską na adres Instytut De Republica, Al. Jana Pawła II 29, piętro 5, 00-867 Warszawa z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 15/2023 – Usługa hotelowo-gastronomiczno-konferencyjna w dniach 31 lipca – 6 sierpnia 2023 r. (organizacja szkoły letniej w ramach programu stypendialnego Joseph Conrad Fellowship)"
• drogą elektroniczną na adres email , do wiadomości . W tytule prosimy o wpisanie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 15/2023 – Usługa hotelowo-gastronomiczno-konferencyjna w dniach 31 lipca – 6 sierpnia 2023 r. (organizacja szkoły letniej w ramach programu stypendialnego Joseph Conrad Fellowship)". Do wiadomości należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w zapytaniu.

Data publikacji: 08/05/2023, 09:33:09
Podmiot udostępniający: Instytut De Republica