Rozstrzygnięte
ZAPYTANIE OFERTOWE NR 15/2023 – Usługa hotelowo-gastronomiczno-konferencyjna w dniach 31 lipca – 6 sierpnia 2023 r. (organizacja szkoły letniej w ramach programu stypendialnego Joseph Conrad Fellowship)
Instytut De Republica zaprasza do złożenia oferty.
Przedmiot zamówienia:
Usługa hotelowo-gastronomiczno-konferencyjna w dniach 31 lipca – 6 sierpnia 2023 r. (organizacja szkoły letniej w ramach programu stypendialnego Joseph Conrad Fellowship)
Opis przedmiotu zamówienia:
a) nocleg:
– 13 pokojów dwuosobowych dla 26 osób w dniach 31 lipca – 6 sierpnia 2023 r. (6 dób)
ze śniadaniami;
– 8 pokojów jednoosobowych dla 8 osób w dniach 31 lipca – 6 sierpnia 2023 r. (6 dób)
ze śniadaniami;
– 1 pokój jednoosobowy dla 1 osoby w dniach 1-2 sierpnia 2023 r. (1 doba) ze śniadaniem;
– 1 pokój jednoosobowy dla 1 osoby w dniach 2-3 sierpnia 2023 r. (1 doba) ze śniadaniem;
– 1 pokój jednoosobowy dla 1 osoby w dniach 3-4 sierpnia 2023 r. (1 doba) ze śniadaniem;
– 1 pokój jednoosobowy dla 1 osoby w dniach 4-5 sierpnia 2023 r. (1 doba) ze śniadaniem;
– 1 pokój jednoosobowy dla 1 osoby w dniach 5-6 sierpnia 2023 r. (1 doba) ze śniadaniem.
(ostateczna liczba uczestników i rozłożenia w pokojach – do potwierdzenia)
b) udostępnienie 4 sal warsztatowych wyposażonych minimum w ekran, rzutnik, flipchart, codziennie w dniach 1-5 sierpnia 2022 r. dla 7-8 osób każda (w ciągu dnia – godziny
do potwierdzenia) oraz sali dla 35 osób (wieczorem – godziny do potwierdzenia).
c) 5 przerw kawowych podczas trwania warsztatów (herbata, kawa, sok, woda, kruche ciasteczka) w dniach 1-5 sierpnia 2022 r. dla 35 osób (godziny do potwierdzenia);
d) 5 obiadów serwowanych (zupa, danie główne, deser, napoje) w dniach 1-5 sierpnia 2022 r. dla 35 osób – godziny do potwierdzenia;
e) 6 kolacji (zupa, danie główne, deser, napoje) w dniach 1-4 sierpnia 2022 r. dla 35 osób
– godziny do potwierdzenia;
f) 5 zestawów przystawek w trakcie wieczornego panelu dyskusyjnego (woda, sok, słone przekąski – 2 szt./os., około 7 butelek wina wytrawnego – każda kolejna butelka według stanu spożycia) w dniach 1-5 sierpnia 2022 r. dla 35 osób (wieczorem – godziny
do potwierdzenia).
Dodatkowe informacje i wymagania:
- bezpłatny parking dla uczestników (gości hotelowych);
- bezpłatny dostęp do Internetu;
- lokalizacja obiektu, w którym będą świadczone usługi – w odległości nie większej niż
1000 m od terenów zielonych (las, park miejski, skwer); ( jest to kryterium oceny ofert) - standard hotelu minimum trzy gwiazdki;
- Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską;
- szczegółowe menu każdej z usług gastronomicznych zostanie ustalone z Zamawiającym do ok. 25 lipca 2023 r.
- liczba uczestników w zakresie noclegów, jak i posiłków może ulec zmianie i będzie potwierdzona do ok. 30 czerwca 2023 r.;
- w ofercie prosimy o podanie warunków bezkosztowej anulacji, modyfikacji liczby uczestników, finalnego potwierdzenia liczby gości; ( jest to kryterium oceny ofert)
- jako jednostka budżetowa Instytut de Republica nie realizuje zaliczek. Płatność zostanie zrealizowana po wykonanej usłudze w ciągu do 21 dni po przedłożeniu prawidłowo wystawionej faktury.
Zamawiający zastrzega aby usługi hotelowe i gastronomiczne jako kluczowe zadania zamówienia były wykonywane osobiście przez Wykonawcę.
Oferta powinna obejmować wykonanie całości przedmiotu zamówienia, określonego
w niniejszym Zapytaniu.
Zamówienie powinno być wykonane z uwzględnieniem wymagań w zakresie dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami oraz projektowania uniwersalnego, w szczególności z uwzględnieniem obowiązków wynikających z art. 6 Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (tj. Dz U z 2020 r. poz. 1062 ze zm.)
Miejsce wykonania zamówienia: miejscowość w odległości do 40 km od granic Warszawy
Termin wykonania zamówienia lub czas trwania zamówienia:
data rozpoczęcia 31 lipca 2023 r., data zakończenia 6 sierpnia 2023 r.
Wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
Warunki udziału w zapytaniu*:
1. Warunkiem udziału w zapytaniu jest dostępność usług i gotowość ich świadczenia
na rzecz Instytutu de Republica zgodnie z punktem 2.2 i 2.3 niniejszego zapytania ofertowego.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
2) posiadania wiedzy i doświadczenia;
3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnym do wykonania zamówienia tj. Wykonawca dysponuje obiektem hotelarskim o standardzie odpowiadającym co najmniej kategorii „3 gwiazdki” zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy
z dnia z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których
są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r., poz. 2166 ze zm.), zlokalizowanym
w odległości do 40 km od granic Warszawy, który posiada odpowiednią do wykonania
do zamówienia ilość pokoi dwuosobowych oraz jednoosobowych lub łącznie jednoosobowych i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania, wyposażonych w bezpłatny dostęp
do Internetu oraz przystosowanym do pracy biznesowej.
4) sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawcy, w tym niezalegania z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, gdy Wykonawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymania w całości wykonania decyzji właściwego organu;
5) wobec Wykonawcy nie została otwarta likwidacja lub ogłoszona upadłość, lub ogłoszono upadłość wraz z zawarciem układu zatwierdzonego prawomocnym postanowieniem sądu, który nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego.
6) nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022 poz. 835)
3. Potwierdzeniem spełnienia warunków udziału w postępowaniu są oświadczenia w ramach Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.
Ocena spełniania warunków udziału w zapytaniu zostanie dokonana zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”, na podstawie informacji zawartych w ofercie Wykonawcy.
Z treści załączonych dokumentów musi jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnia
ww. warunki na dzień złożenia oferty.
Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej :
Przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:
Nr |
Kryterium wyboru |
Waga |
1. |
Cena |
70 % |
2. |
Termin bez kosztowej anulacji, modyfikacji liczby uczestników, finalnego potwierdzenia liczby gości |
20% |
3. |
Lokalizacja obiektu (odległość do terenów zielonych) |
10 % |
Zasady oceny ofert według ustalonych kryteriów:
100% = 100 punktów
Cena – 70%
będzie liczone wg wzoru:
Liczba punktów w kryterium cena = (cena najniższa/cena oferowana) * 60
Termin bez kosztowej anulacji, modyfikacji liczby uczestników, finalnego potwierdzenia liczby gości – 20%
Do 30 dni przed rozpoczęciem usługi – 0 pkt
Poniżej 30 dni do 20 dni – 5 pkt
Poniżej 20 dni do 10 dni – 10 pkt
Poniżej 10 dni – 20 pkt
Kryterium lokalizacji obiektu – 10% (odległość od terenów zielonych – mierzone
na podstawie Google Maps, max.1000 m)
do 400 m – 10 pkt,
401 m – 800 m – 5 pkt
801m – 1000 m – 2 pkt
Powyżej 1000 m – 0 pkt
Zamawiający dokona zsumowania punktów przyznanych za poszczególne kryteria wyboru.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów według zasady: 1 % wagi kryterium = 1 pkt.
WIĘCEJ INFORMACJI W ZAŁĄCZONYCH PLIKACH (PONIŻEJ)
Składanie ofert:
Upłynął termin składnia ofert (16/05/2023 do godziny 10:00)
Oferty zawierające wszystkie wymagane załączniki należy złożyć do dnia 16/05/2023 do godziny 10:00:
- osobiście w siedzibie Instytutu De Republica (ul. Belwederska 23 lok.1, 00-761 Warszawa) z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 15/2023 – Usługa hotelowo-gastronomiczno-konferencyjna w dniach 31 lipca – 6 sierpnia 2023 r. (organizacja szkoły letniej w ramach programu stypendialnego Joseph Conrad Fellowship)"
- poprzez przesyłkę pocztową lub kurierską na adres Instytut De Republica, ul. Belwederska 23 lok.1, 00-761 Warszawa z dopiskiem na kopercie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 15/2023 – Usługa hotelowo-gastronomiczno-konferencyjna w dniach 31 lipca – 6 sierpnia 2023 r. (organizacja szkoły letniej w ramach programu stypendialnego Joseph Conrad Fellowship)"
- drogą elektroniczną na adres email , do wiadomości . W tytule prosimy o wpisanie "ZAPYTANIE OFERTOWE NR 15/2023 – Usługa hotelowo-gastronomiczno-konferencyjna w dniach 31 lipca – 6 sierpnia 2023 r. (organizacja szkoły letniej w ramach programu stypendialnego Joseph Conrad Fellowship)". Do wiadomości należy dołączyć podpisany i zeskanowany formularz oferty lub formularz oferty opatrzony podpisem elektronicznym oraz pozostałe dokumenty, o których mowa w zapytaniu.
Data publikacji: 08/05/2023, 09:33:09
Podmiot udostępniający: Instytut De Republica
Informacja o wyborze oferty:
Zamawiający – Instytut De Republica, informuje, że w przedmiotowym postępowaniu dokonał wyboru oferty najkorzystniejszej.
Jako ofertę najkorzystniejszą uznano ofertę nr 1, złożoną przez wykonawcę Arche S.A. ul. Puławska 361 02-801 Warszawa z ceną brutto 78687,00 zł.
Wybrana oferta spełnia wszystkie warunki udziału w postępowaniu wymagane w zapytaniu ofertowym i uzyskała największą liczbę punktów w ocenianych kryteriach.
Dziękujemy za złożenie ofert w ww. postępowaniu prowadzonym przez Instytut De Republica.